Ένας σχολικός λογιστής είναι ένα άτομο που διαχειρίζεται τα οικονομικά ενός πανεπιστημίου, λυκείου, δημοτικού σχολείου ή άλλης εκπαιδευτικής εγκατάστασης. Είναι υπεύθυνος για την εξισορρόπηση των προϋπολογισμών, την απόκτηση κεφαλαίων και προμηθειών, την πληρωμή λογαριασμών και την τήρηση λεπτομερών οικονομικών αρχείων. Οι λογιστές των σχολείων και οι βοηθοί τους διαχειρίζονται επίσης τη μισθοδοσία και τις παροχές των εργαζομένων και είναι διαθέσιμοι για να απαντήσουν σε ερωτήσεις και προβληματισμούς. Ορισμένοι επιτυχημένοι λογιστές μπορούν να βρουν δουλειά σε μεγαλύτερα ιδρύματα ή κεντρικά γραφεία για ολόκληρες σχολικές περιοχές.
Προκειμένου να διατηρηθεί σταθερή η οικονομική κατάσταση και να διασφαλιστεί ότι τα προγράμματα και τα τμήματα λαμβάνουν τη χρηματοδότηση που χρειάζονται, ένας σχολικός λογιστής πρέπει να τηρεί πολύ προσεκτικά, ολοκληρωμένα νομισματικά αρχεία. Πρέπει να καταγράφει όλες τις συναλλαγές, να οργανώνει αποδείξεις και παραγγελίες αγοράς και να διασφαλίζει ότι οι λογαριασμοί πληρώνονται εγκαίρως. Ένας λογιστής πραγματοποιεί συνήθως προγραμματισμένους μηνιαίους και ετήσιους ελέγχους για να βεβαιωθεί ότι τα αρχεία είναι απολύτως ακριβή. Επιθεωρεί διεξοδικά τους ελέγχους για να καθορίσει μια σειρά σημαντικών λεπτομερειών, όπως περιοχές όπου μπορούν να εξοικονομηθούν χρήματα και τμήματα που χρειάζονται πρόσθετα κεφάλαια.
Οι λογιστές στα σχολικά συστήματα διασφαλίζουν ότι τόσο οι μισθωτοί όσο και οι ωρομίσθιοι υπάλληλοι λαμβάνουν την κατάλληλη αποζημίωση και παροχές. Οι δάσκαλοι, οι καθαρίστριες και οι διοικητικοί υπάλληλοι εξαρτώνται από τους αρμόδιους λογιστές για να προετοιμάσουν τους ελέγχους τους και να διατηρήσουν αρχεία σχετικά με τον χρόνο των διακοπών τους και τα πακέτα παροχών. Επιπλέον, πολλοί λογιστές συνεργάζονται απευθείας με νέους υπαλλήλους για να εξηγήσουν τις διαδικασίες μισθοδοσίας. Όταν διαπιστώνεται ασυμφωνία ή σφάλμα στην επιταγή ή το οικονομικό αρχείο ενός υπαλλήλου, ο λογιστής του σχολείου προσπαθεί να επιλύσει το ζήτημα ή να φέρει την ανησυχία στην προσοχή των υπαλλήλων του σχολείου όταν είναι απαραίτητο.
Οι περισσότεροι λογιστές σχολείων χρησιμοποιούν εξειδικευμένα προγράμματα υπολογιστών, λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, βάσεις δεδομένων και υπολογιστικά φύλλα για να τους βοηθήσουν να διαχειριστούν οικονομικά αρχεία. Ένας επαγγελματίας πρέπει να είναι άνετος να εργάζεται με υπολογιστές, να μαθαίνει νέα προγράμματα λογισμικού και να κατέχει την ικανότητα να εισάγει δεδομένα γρήγορα και με ακρίβεια. Συχνά απαιτείται από τα άτομα να πληκτρολογούν και να εκτυπώνουν τιμολόγια, παραγγελίες αγοράς, αποδείξεις και οικονομικές αναφορές.
Ένα άτομο που ενδιαφέρεται να γίνει λογιστής σχολείου πρέπει συνήθως να αποκτήσει τουλάχιστον πτυχίο στη χρηματοδότηση, τη λογιστική ή τη διοίκηση επιχειρήσεων. Ορισμένοι λογιστές σχολείων, ειδικά υπάλληλοι πανεπιστημίου και εκείνοι που επιβλέπουν ολόκληρες περιφέρειες, κατέχουν συχνά μεταπτυχιακά στον τομέα. Οι νέοι λογιστές συνήθως εκπαιδεύονται υπό καθορισμένους λογιστές και διαχειριστές για να μάθουν τις λεπτομέρειες μιας συγκεκριμένης εργασίας. Ανάλογα με την τοποθεσία και τον εργοδότη, ένας σχολικός λογιστής ενδέχεται να απαιτείται να λάβει άδεια πριν από την ανεξάρτητη εργασία, η οποία συνήθως συνεπάγεται τη διεξαγωγή γραπτής εξέτασης που διοικείται από την πολιτεία ή τη χώρα του ατόμου.