Ενώ οι όροι διασφάλιση ποιότητας και έλεγχος ποιότητας χρησιμοποιούνται μερικές φορές εναλλακτικά, το γεγονός είναι ότι κάθε όρος αναφέρεται σε συγκεκριμένες λειτουργίες στη συνολική διαδικασία διαχείρισης της διαδικασίας ποιότητας σε κάθε τύπο επιχείρησης. Ενώ το ένα επικεντρώνεται στη δημιουργία αυτής της ποιοτικής διαδικασίας, το άλλο επικεντρώνεται στη διαχείριση αυτής της διαδικασίας έτσι ώστε να πραγματοποιηθούν οι δηλωμένοι στόχοι της επιχείρησης. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όσον αφορά τον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας εσωτερικά και πώς αυτή η λειτουργία καταλήγει τελικά στην παραγωγή αγαθών ή υπηρεσιών που ανταποκρίνονται στις ανάγκες των καταναλωτών.
Είναι συχνά χρήσιμο να σκεφτόμαστε τη διασφάλιση ποιότητας και τον ποιοτικό έλεγχο ως λογικές φάσεις στη συνολική διαδικασία παράδοσης προϊόντων στους αγοραστές. Η διασφάλιση ποιότητας ξεκινά με τον καθορισμό πολιτικών και διαδικασιών που διέπουν την επιλογή των πρώτων υλών για τη διαδικασία παραγωγής. Ταυτόχρονα, αυτή η φάση έχει επίσης να κάνει με την ανάπτυξη μιας λογικής ακολουθίας παραγωγής που διασφαλίζει την ποιότητα των προϊόντων υπό το προϊόν σε κάθε βήμα της σειράς αυτής. Η συνεχής διασφάλιση ποιότητας περιλαμβάνει το έργο της αξιολόγησης της υπάρχουσας λειτουργικής δομής, συμπεριλαμβανομένων των πρώτων υλών, και τον προσδιορισμό εάν η διαδικασία χρειάζεται προσαρμογή ή προσαρμογή προκειμένου να βελτιωθεί η ποιότητα των τελικών προϊόντων.
Ο ποιοτικός έλεγχος χρησιμεύει ως το μέσο για να διασφαλιστεί ότι οι διαδικασίες που τέθηκαν σε εφαρμογή κατά τη φάση της διασφάλισης ποιότητας χρησιμοποιούνται πράγματι με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Αυτό σημαίνει προσεκτική εξέταση του τρόπου χειρισμού των πρώτων υλών, εντοπισμό πιθανών σημείων μόλυνσης ή κάποιας άλλης βλάβης στη διαδικασία που θα μπορούσε να οδηγήσει στην παραγωγή ενός κατώτερου προϊόντος. Εδώ, ο στόχος είναι να εργάζεται με την καθιερωμένη τάξη, ώστε η εταιρεία να πραγματοποιήσει τους στόχους της για παραγωγή ποιοτικών προϊόντων, μια κίνηση που ουσιαστικά ολοκληρώνει το συνολικό έργο που έχουν σχεδιαστεί να επιτύχουν τόσο η διασφάλιση ποιότητας όσο και ο ποιοτικός έλεγχος.
Ένας από τους λόγους που πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν εναλλακτικά τη διασφάλιση ποιότητας και τον ποιοτικό έλεγχο είναι ότι συχνά υπάρχει μεγάλη επικάλυψη όσον αφορά το προσωπικό που εμπλέκεται σε κάθε φάση. Σε μικρότερες εταιρείες, ένα άτομο ποιοτικού ελέγχου μπορεί επίσης να επιφορτιστεί με την ευθύνη του σχεδιασμού της παραγωγικής διαδικασίας καθώς και τη διασφάλιση της τήρησής της. Σε άλλες περιπτώσεις, το προσωπικό διασφάλισης ποιότητας και ποιοτικού ελέγχου μπορεί να υπηρετήσει και τα δύο σε μια ενωμένη ομάδα ποιότητας, μια στρατηγική που επιτρέπει σε κάθε μέρος να λαμβάνει από κοινού αποφάσεις σχετικά με τη διαδικασία παραγωγής και τη συντήρησή της.