Ένα σφάλμα μεταγραφής είναι ένα λάθος που γίνεται όταν ένα άτομο πραγματοποιεί εισαγωγή δεδομένων από μια μορφή εγγεγραμμένης τεκμηρίωσης σε άλλη, συνήθως ένα έγγραφο κειμένου προσανατολισμένο σε υπολογιστή ή σύστημα ηλεκτρονικών αρχείων. Ορισμένες επιχειρήσεις, όπως ιατρικά και νομικά γραφεία, απαιτούν τακτικά χειρόγραφες σημειώσεις, ηχητικές κασέτες και άλλα άτυπα έγγραφα να μεταγραφούν σε επίσημη ηλεκτρονική έκδοση. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να προκύψει ένα σφάλμα μεταγραφής, ο πιο συνηθισμένος είναι το απλό ανθρώπινο σφάλμα, αν και η χρήση λογισμικού οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) μπορεί επίσης να οδηγήσει σε σφάλματα. Ορισμένα προληπτικά μέτρα που μπορούν να ληφθούν για τη μείωση της πιθανότητας σφάλματος μεταγραφής περιλαμβάνουν διπλή εισαγωγή δεδομένων του ίδιου υλικού πηγής και αυτοματοποιημένο λογισμικό που ελέγχει τη σύνταξη και το πλαίσιο των προτάσεων.
Πραγματικά δεν υπάρχει βιομηχανία που να μην αντιμετωπίζει κάποιο σφάλμα μεταγραφής κατά καιρούς. Η πράξη της μεταγραφής πληροφοριών — και το ποσό που πρέπει να μεταγραφεί — συνήθως απαιτεί από τους εργαζόμενους στην εισαγωγή δεδομένων να διατηρούν γρήγορο ρυθμό που μπορεί τελικά να οδηγήσει σε σφάλμα. Τα σφάλματα μεταγραφής που προκαλούνται από τον άνθρωπο μπορεί να προκύψουν από το ότι το άτομο δεν κοιτάζει την οθόνη του υπολογιστή όταν πληκτρολογεί, την αδυναμία να διαβάσει ή να ακούσει με ακρίβεια το αρχικό υλικό ή απλώς λόγω φυσικής ολίσθησης ή λανθασμένης τοποθέτησης των δακτύλων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, υπάρχει ένα αποδεκτό ποσοστό σφάλματος για τους εργαζόμενους στην εισαγωγή δεδομένων. σε άλλες καταστάσεις, όπως αυτές που συναντώνται στον ιατρικό τομέα, ακόμη και ένα μικρό μεταγραφικό σφάλμα μπορεί να προκαλέσει καταστροφικά αποτελέσματα.
Μια μορφή μεταγραφής περιλαμβάνει λογισμικό OCR. Αυτό το λογισμικό θα τραβήξει μια σαρωμένη εικόνα ενός εγγράφου και θα προσπαθήσει να απομονώσει και να μεταφράσει μεμονωμένα γράμματα και λέξεις σε μια σελίδα, μετατρέποντάς τα σε ψηφιακό έγγραφο κειμένου. Μπορεί να προκύψει σφάλμα μεταγραφής εάν το λογισμικό δεν μπορεί να προσδιορίσει τι είναι στην πραγματικότητα ένα συγκεκριμένο γράμμα. Αυτό μπορεί να είναι αποτέλεσμα δυσανάγνωστου χειρογράφου, ενός κακώς αντιγραμμένου εγγράφου που είναι κηλιδωμένο, βρωμιάς στο σαρωτή ή ζαρωμάτων και άλλων ατελειών στο χαρτί. Η μόνη λύση και ο μόνος τρόπος για να εντοπίσετε σφάλματα που συμβαίνουν με αυτόν τον τρόπο, είναι να ζητήσετε από ένα άτομο να διορθώσει το έγγραφο που προκύπτει.
Η πιθανότητα να γίνει ένα σφάλμα μεταγραφής αυξάνεται όταν το περιεχόμενο του υλικού προέλευσης είναι άγνωστο στον εργαζόμενο στην εισαγωγή δεδομένων. Η μη εξοικείωση με τεχνικούς όρους ή η χρήση μακροσκελής, μπερδεμένων κωδικών μπορεί να οδηγήσει έναν υπάλληλο εισαγωγής δεδομένων να κάνει εσφαλμένες υποθέσεις σχετικά με την πρόθεση του υλικού προέλευσης, προκαλώντας ορθογραφικά λάθη, λάθη ή εσφαλμένη γραμματική δομή. Αυτό μπορεί να συμβεί συχνά κατά τη μεταγραφή νομικού υλικού, γι’ αυτό τα άτομα που μεταγράφουν τακτικά νομικά έγγραφα ενδέχεται να απαιτείται να έχουν κάποιο υπόβαθρο στον νομικό τομέα.