Η διαδικασία της επικοινωνίας είναι μια ακολουθία γεγονότων κατά την οποία ένας αποστολέας μεταδίδει ένα μήνυμα σε έναν παραλήπτη. Το μήνυμα μπορεί να είναι προφορικό ή μη λεκτικό, εφόσον ο παραλήπτης μπορεί να το καταλάβει. Υπάρχουν πολλά βήματα στη διαδικασία: κωδικοποίηση, μέσο μετάδοσης, αποκωδικοποίηση και ανάδραση. Ο αποστολέας επιλέγει μια μορφή για το μήνυμα, το “κωδικοποιεί” σε αυτήν τη μορφή και, στη συνέχεια, επιλέγει και χρησιμοποιεί ένα μέσο ή μέθοδο μετάδοσης. Όταν ο παραλήπτης λαμβάνει το μήνυμα, αυτό “αποκωδικοποιείται” και εμφανίζεται ανατροφοδότηση.
Τα απαραίτητα στοιχεία που πρέπει να υπάρχουν για να πραγματοποιηθεί η διαδικασία επικοινωνίας περιλαμβάνουν τον αποστολέα, τον παραλήπτη και το μήνυμα. Ο αποστολέας είναι το άτομο ή η ομάδα που χρειάζεται να επικοινωνήσει πληροφορίες και να μεταδώσει το μήνυμα. Το μήνυμα μπορεί να λάβει πολλές μορφές, όπως γραφή, εικόνες, χειρονομίες ή ομιλία. Προκειμένου να υπάρξει αποτελεσματική επικοινωνία, είναι ζωτικής σημασίας το μήνυμα να είναι εύκολα κατανοητό. Ο παραλήπτης είναι το άτομο ή η ομάδα που λαμβάνει το μήνυμα, το κατανοεί και απαντά εάν χρειάζεται.
Το πρώτο βήμα στη διαδικασία της επικοινωνίας ονομάζεται κωδικοποίηση. Αυτό συμβαίνει όταν το μήνυμα μετατρέπεται από μια σκέψη στο μυαλό κάποιου σε μια μορφή που μπορεί να γίνει κατανοητό από τους άλλους. Το μήνυμα μπορεί να γραφτεί, να εκφωνηθεί ή μπορεί ακόμη και να λάβει μια μη λεκτική ή άλεκτη μορφή, όπως χειρονομίες ή εικόνα. Μόλις το μήνυμα κωδικοποιηθεί, θα πρέπει να είναι σε μορφή που να είναι έτοιμη να ληφθεί και να γίνει κατανοητό.
Αφού το μήνυμα προετοιμαστεί για μετάδοση, πρέπει να σταλεί. Αυτό το μέρος της διαδικασίας επικοινωνίας ονομάζεται μέσο μετάδοσης. Σε αυτό το βήμα, ο αποστολέας επιλέγει την καλύτερη μέθοδο για την αποστολή του μηνύματος και το μεταδίδει. Για παράδειγμα, ένα γραπτό μήνυμα μπορεί να έχει τη μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή επιχειρηματικής αναφοράς που εκτυπώνεται και παραδίδεται στο χέρι. Ένα προφορικό μήνυμα μπορεί να είναι τηλεφωνική συνομιλία ή μια ομιλία που δίνεται ενώπιον ενός κοινού και ένα μη λεκτικό μήνυμα, όπως μια εικόνα, μπορεί να μεταδοθεί αναρτώντας το στο Διαδίκτυο ή αναρτώντας το σε ένα μουσείο.
Μόλις μεταδοθεί το μήνυμα, το επόμενο βήμα στη διαδικασία της επικοινωνίας απαιτεί αποκωδικοποίηση. Αυτό συμβαίνει μόλις ο παραλήπτης λάβει το μήνυμα, το εξετάσει και το ερμηνεύσει χρησιμοποιώντας προηγούμενη γνώση και εμπειρία. Με αυτόν τον τρόπο ο παραλήπτης αναπτύσσει μια κατανόηση της σημασίας του μηνύματος, η οποία βασίζεται εν μέρει στο δικό του υπόβαθρο. Τέλος, η ανατροφοδότηση είναι το τελευταίο μέρος της διαδικασίας όπου ο παραλήπτης ανταποκρίνεται στο μήνυμα, υποδεικνύοντας έτσι την κατανόηση.