Η διαχείριση κρατικών συμβάσεων είναι η διαδικασία διαχείρισης μιας συμφωνίας για την παροχή αγαθών ή υπηρεσιών μεταξύ ενός ιδιωτικού μέρους και μιας κρατικής οντότητας για τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις δαπανών, προσλήψεων, τήρησης αρχείων και ελέγχου, όπως ορίζονται στη σύμβαση. Αυτές οι συμβάσεις συνήθως έχουν σημαντικούς νομικούς περιορισμούς στη χρήση των δημόσιων πόρων σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο δαπανώνται τα χρήματα και τον τρόπο λειτουργίας ενός συμβαλλόμενου μέρους. Αυστηρές αστικές και ποινικές κυρώσεις μπορεί να προκύψουν από κακή χρήση, κακή διαχείριση ή κατάχρηση κρατικών πόρων. Η διαχείριση της σύμβασης επιδιώκει να διασφαλίσει ότι υπάρχει ένα άτομο έμπειρο στη νομιμότητα και το οποίο τηρεί κατάλληλα αρχεία για να αποδείξει τη συμμόρφωση σε περίπτωση ελέγχου.
Μια επιχείρηση ή ένα άτομο μπορεί να συνάψει σύμβαση με οποιαδήποτε κρατική οντότητα σε οποιαδήποτε δικαιοδοσία, εφόσον η κυβέρνηση είναι εξουσιοδοτημένη να συνάπτει συμβάσεις για αγαθά και υπηρεσίες από τον ιδιωτικό τομέα. Στις ΗΠΑ, μια επιχείρηση μπορεί να συνάψει συμβάσεις με ομοσπονδιακές, πολιτειακές ή πόλεις, αρκεί η επιχείρηση πρώτα να περάσει από τη διαδικασία να γίνει εγκεκριμένος προμηθευτής με κάθε κρατική αρχή. Οι κρατικές συμβάσεις θεωρούνται γενικά ως μια ασφαλής πηγή εσόδων λόγω της χαμηλής πιθανότητας η κυβέρνηση να αθετήσει την υποχρέωσή της να πληρώσει, αλλά οι απαιτήσεις για τη διαχείριση μιας κρατικής σύμβασης είναι τόσο απαιτητικές που πολλές μικρές επιχειρήσεις δεν έχουν την ικανότητα να συμμορφωθούν με τις νομικές και λογιστικές υποχρεώσεις.
Το πρωταρχικό μέλημα της διαχείρισης των κρατικών συμβάσεων είναι η συμμόρφωση. Κάθε σύμβαση έχει τις δικές της παραμέτρους που προέρχονται από δημόσιους στόχους και στόχους που συνδέονται με τα χρήματα. Για παράδειγμα, μια σύμβαση με την κυβέρνηση της πόλης μπορεί να απαιτεί τουλάχιστον το 50 τοις εκατό των ατόμων που εργάζονται στη σύμβαση να προέρχονται από τοπικές κοινότητες. Ένα κρατικό εκπαιδευτικό συμβόλαιο μπορεί να περιλαμβάνει παραμέτρους απόδοσης, όπως η επίτευξη ενός συγκεκριμένου ποσοστού επιτυχίας. Αυτές οι απαιτήσεις για συγκεκριμένες συμβάσεις πρέπει να παρακολουθούνται και να τεκμηριώνονται, ενώ ορισμένες συμβάσεις απαιτούν περιοδική αναφορά σχετικά με την πρόοδο προς αυτούς τους στόχους.
Εκτός από τις ειδικές απαιτήσεις, μια κρατική σύμβαση περιλαμβάνει τη σιωπηρή υποχρέωση συμμόρφωσης με τους κανονισμούς αυτής της κυβέρνησης σχετικά με τη χρήση των δημόσιων πόρων. Για παράδειγμα, ένας πωλητής ομοσπονδιακής κυβέρνησης στις ΗΠΑ δεν μπορεί να κάνει διακρίσεις στις προσλήψεις και πρέπει να συμμορφώνεται με τα ομοσπονδιακά πρότυπα για την ασφάλεια της εργασίας. Μια επιχείρηση που έχει πολλαπλές συμβάσεις σε διάφορες δικαιοδοσίες έχει, στην πραγματικότητα, πολλούς πελάτες με πολλούς λογαριασμούς και κάθε πελάτης και λογαριασμός έχει διαφορετικές ανάγκες. Κάθε ένα απαιτεί υπηρεσίες διαχείρισης λογαριασμών πελατών, οι οποίες, σε αυτό το πλαίσιο, είναι η διαχείριση κρατικών συμβάσεων.
Ένας διαχειριστής συμβάσεων δεν χρειάζεται να έχει νομικό υπόβαθρο, αν και μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο. Η διαχείριση των κρατικών συμβάσεων συχνά χωρίζεται σε νομικές και λογιστικές ευθύνες. Ο νομικός τομέας διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τους όρους της σύμβασης, όπως η πρόσληψη, τα πρότυπα ασφαλείας ή οι απαιτήσεις ασφάλισης. Οι λογιστικές αρμοδιότητες περιλαμβάνουν τη διασφάλιση ότι η δαπάνη των κεφαλαίων είναι σύμφωνη με τον προϋπολογισμό ή την πρόταση τιμής που υποβλήθηκε για την απόκτηση της σύμβασης και ότι τα κρατικά χρήματα δεν αναμιγνύονται και δαπανώνται μόνο για επιτρεπόμενες δαπάνες σε εγκεκριμένα ποσά.