Μια νόμιμη δήλωση είναι ένα γραπτό έγγραφο που υπογράφεται από κάποιον που δηλώνει ορισμένες δηλώσεις ως αληθείς. Οι δηλώσεις μπορεί να αφορούν οποιοδήποτε θέμα που βρίσκεται σε προσωπική γνώση του ατόμου που κάνει τη δήλωση, δηλαδή του δηλούντος. Το έγγραφο πρέπει να υπογραφεί ενώπιον προσώπου εξουσιοδοτημένου από το νόμο να υποβάλει δήλωση. Το Ηνωμένο Βασίλειο, η Αυστραλία και ο Καναδάς έχουν νόμους που θεσπίζουν συγκεκριμένες απαιτήσεις για μια έγκυρη νόμιμη δήλωση. Οι απαιτήσεις ποικίλλουν για κάθε δικαιοδοσία.
Οι δικαιοδοσίες εξουσιοδοτούν ορισμένα άτομα να κάνουν μια νόμιμη δήλωση. Αυτό το άτομο χρησιμεύει ως μάρτυρας για την υπογραφή του εγγράφου. Επίσης, οι νόμοι συνήθως απαιτούν από τον μάρτυρα να επαληθεύει την ταυτότητα του ατόμου που κάνει τη δήλωση, να ελέγχει ότι είναι ικανός και να ενημερώνει τον διασαφιστή ότι υπάρχουν κυρώσεις για ψευδή δήλωση. Το πρόσωπο που υπηρετεί ως μάρτυρας πρέπει να παρέχει ένα πλήρες όνομα, διεύθυνση και προσόντα στο έγγραφο. Ο μάρτυρας πρέπει επίσης να υπογράψει και να δώσει ημερομηνία στο έγγραφο.
Προβλέπονται ποινικές κυρώσεις για όσους κάνουν εσκεμμένα ψευδή δήλωση σε νόμιμη δήλωση. Ο νόμος περί καταστατικών δηλώσεων της Αυστραλίας του 1959, για παράδειγμα, επιβάλλει φυλάκιση έως και τεσσάρων ετών για εσκεμμένη ψευδή δήλωση. Άλλες δικαιοδοσίες επιβάλλουν πρόστιμα και φυλάκιση.
Η νόμιμη δήλωση πρέπει να έχει τη μορφή που ορίζει ο νόμος. Το έντυπο της Αυστραλίας παρέχει μια ενότητα για το όνομα, τη διεύθυνση και το επάγγελμα του διασαφιστή. Στη συνέχεια, το έντυπο έχει μια ενότητα για την εισαγωγή των δηλώσεων του δηλούντος, οι οποίες πρέπει να παρατίθενται σε αριθμημένες παραγράφους. Η τελευταία παράγραφος βεβαιώνει ότι όλες οι δηλώσεις είναι αληθείς και περιλαμβάνει γλώσσα που αναγνωρίζει ότι ο δηλών κατανοεί ότι το να κάνει μια ψευδή δήλωση είναι αξιόποινο αδίκημα. Στη συνέχεια, ο δηλών υπογράφει και χρονολογεί το έγγραφο μαζί με τον εξουσιοδοτημένο μάρτυρα.
Οι δικαιοδοσίες ποικίλλουν ως προς τον τρόπο με τον οποίο ένα άτομο μπορεί να χρησιμοποιήσει μια νόμιμη δήλωση. Άτομα έχουν χρησιμοποιήσει αυτό το έγγραφο ως απόδειξη ιδιοκτησίας προσωπικής περιουσίας, για αλλαγή ονόματος, για εμφάνιση απώλειας εργασίας, μεταβίβαση περιουσίας και για διάφορους άλλους σκοπούς. Μια δήλωση μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί στο δικαστήριο. Ωστόσο, ένας δικαστής αποφασίζει πόσο βάρος θα έχει ένα τέτοιο έγγραφο.
Για να είναι έγκυρη μια νόμιμη δήλωση θα πρέπει να συμπληρωθεί πλήρως. Το έντυπο πρέπει επίσης να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις της δικαιοδοσίας όπου ένα άτομο σκοπεύει να χρησιμοποιήσει τέτοιο έγγραφο. Δωρεάν έντυπα δήλωσης είναι συχνά διαθέσιμα μέσω κυβερνητικών ιστοσελίδων. Ένα άτομο μπορεί επίσης να συντάξει ένα έντυπο υποχρεωτικής δήλωσης. Εφόσον ένα τέτοιο έντυπο συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις μιας δικαιοδοσίας, θα θεωρείται συνήθως έγκυρο.