Η σύμβαση είναι μια νομικά δεσμευτική συμφωνία. Μια σύμβαση απαιτήσεων, επομένως, είναι μια νομικά δεσμευτική συμφωνία που αντιμετωπίζει τις απαιτήσεις που μπορεί να έχει ένα μέρος σχετικά με προϊόντα ή υπηρεσίες που προσφέρονται από άλλο μέρος. Η συμφωνία περιλαμβάνει γενικά ότι ο προμηθευτής προσφέρει απεριόριστη προμήθεια και ο αγοραστής συμφωνεί να αγοράσει μόνο από μία μόνο πηγή.
Οι όροι της σύμβασης είναι συχνά πολύ συγκεκριμένοι. Η ποσότητα, για παράδειγμα, είναι γενικά μια πολύ σημαντική πτυχή των εμπορικών συμβάσεων. Με σύμβαση απαιτήσεων, ωστόσο, αυτό δεν ισχύει. Οι περισσότερες συμβάσεις απαιτήσεων δεν αφορούν συγκεκριμένες ποσότητες. Αντίθετα, αυτές οι συμφωνίες επικεντρώνονται περισσότερο στην ανάγκη και τη διαθεσιμότητα.
Μια σύμβαση απαιτήσεων συνήθως συνάπτεται μεταξύ ενός αγοραστή και ενός προμηθευτή. Αυτός ο τύπος συμφωνίας συνήθως απαιτεί από τον προμηθευτή να παρέχει μια απροσδιόριστη ποσότητα προϊόντος ή υπηρεσίας. Αυτό το ποσό θα πρέπει να επαρκεί για να καλύψει τις ανάγκες του αγοραστή. Εφόσον ο προμηθευτής συμφωνεί να καλύψει τις ανάγκες του αγοραστή, απαγορεύεται γενικά στον αγοραστή να χρησιμοποιήσει άλλους προμηθευτές.
Οι ανάγκες ενός τηλεφωνικού κέντρου καταλόγου μπορεί να βοηθήσουν στο να καταδειχθεί πώς λειτουργεί μια σύμβαση απαιτήσεων. Η εταιρεία κοσμημάτων XYZ μπορεί συνήθως να λάβει περισσότερες τηλεφωνικές παραγγελίες από όσες μπορεί να χειριστεί το προσωπικό της. Για την αντιμετώπιση αυτού του προβλήματος, η XYZ μπορεί να υπογράψει σύμβαση με το Hello Call Center για τη διαχείριση όλων των κλήσεων υπερχείλισης. Το Hello Call Center μπορεί να συμφωνήσει και να περιορίσει την XYZ από την αποστολή κλήσεων σε άλλα τηλεφωνικά κέντρα.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η έλλειψη καθορισμένων ποσοτήτων θα μπορούσε να αποτελέσει κίνδυνο για τους προμηθευτές. Αυτό συμβαίνει επειδή ένας προμηθευτής μπορεί να διατηρεί ορισμένα αποθέματα ενός προϊόντος εν αναμονή παραγγελιών από τον αγοραστή. Ο αγοραστής, όμως, είναι υποχρεωμένος να αγοράσει μόνο αυτό που χρειάζεται. Αυτό μπορεί να μην είναι τίποτα. Υπάρχει επίσης ένας βαθμός κινδύνου για τους αγοραστές. Υποχρεώνοντας τον εαυτό του σε έναν μόνο προμηθευτή, ένας αγοραστής μπορεί να χάσει τις πιο ανταγωνιστικές προσφορές.
Ωστόσο, τόσο ένας αγοραστής όσο και ένας πωλητής μπορούν να επωφεληθούν από μια σύμβαση απαιτήσεων. Ο προμηθευτής επωφελείται επειδή κερδίζει έναν αποκλειστικό πελάτη. Ο αγοραστής μπορεί να επωφεληθεί επειδή δεν χρειάζεται να συναλλάσσεται με πολλούς προμηθευτές για ένα μόνο προϊόν ή υπηρεσία. Ο αγοραστής επίσης δεν χρειάζεται να ανησυχεί για το εάν οι απαιτήσεις του θα ικανοποιηθούν.
Η έλλειψη συγκεκριμένων στοιχείων θα μπορούσε να κάνει ένα άτομο να πιστέψει ότι μια σύμβαση απαιτήσεων δεν μπορεί να εφαρμοστεί σε δικαστήριο. Αυτό δεν είναι αληθινό. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οποιοδήποτε μέρος μπορεί να παραβιάσει τη σύμβαση και να μηνυθεί.
Ένας προμηθευτής, για παράδειγμα, θα μπορούσε να μηνυθεί εάν ο αγοραστής επιχειρήσει να υποβάλει μια παραγγελία η οποία απορρίπτεται επειδή ο προμηθευτής δεν έχει τα συμφωνημένα προϊόντα. Ένας αγοραστής θα μπορούσε να μηνυθεί εάν ο προμηθευτής ανακαλύψει ότι ο αγοραστής είχε πραγματοποιήσει αγορές του συμβατικού προϊόντος αλλού. Και στις δύο περιπτώσεις, είναι δυνατό να διαταχθεί ένα χρηματικό ένδικο μέσο.