Η σύμβαση τροφοδοσίας είναι ένα έντυπο που υπογράφεται μεταξύ ενός προσλαμβάνοντος και μιας εταιρείας που παρέχει υπηρεσίες εστίασης. Συνήθως περιλαμβάνει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το φαγητό και το ποτό που θα σερβιριστεί καθώς και την ώρα της εκδήλωσης και για πόσο καιρό θα είναι διαθέσιμα τα τρόφιμα και τα ποτά. Συνήθως προσδιορίζονται και νομισματικές συμφωνίες.
Και τα δύο μέρη συνήθως συνεργάζονται για να συντάξουν τη σύμβαση. Πολλά συμβόλαια συντάσσονται από ένα μέρος και υπογράφονται από άλλο, ενώ μια σύμβαση τροφοδοσίας είναι σε μεγάλο βαθμό μια κοινή συμφωνία του παρόχου για την παροχή μιας εκδήλωσης ή συγκέντρωσης με τις ζητούμενες υπηρεσίες. Στη σύμβαση προσδιορίζονται λεπτομέρειες λειτουργίας, όπως ο τύπος της εκδήλωσης, ο τόπος, η ημερομηνία, η ώρα και άλλες σχετικές πληροφορίες.
Το συμβόλαιο θα περιλαμβάνει συχνά λεπτομερείς πληροφορίες για το τι πρόκειται να σερβιριστεί, από ορεκτικά και κυρίως πιάτο μέχρι σούπες, σαλάτες και επιδόρπια. Θα προσδιορίζει επίσης εάν το γεύμα θα σερβίρεται καθιστή ή σε μπουφέ και θα υποδεικνύει εάν η υπηρεσία τροφοδοσίας θα παρέχει ή όχι δίσκους με φαγητό που θα κυκλοφορούν στο πλήθος.
Η εταιρεία catering μπορεί να παρέχει ή όχι αλκοόλ και ποτά για την εκδήλωση καθώς και φαγητό. Συχνά προσδιορίζονται συγκεκριμένα αιτήματα για ποτά, μαζί με την ποσότητα μπουκαλιών, κουτιών ή δοχείων. Επιπλέον, ενδέχεται να υπάρχουν άλλες χρεώσεις ανάμειξης ή στεγανοποίησης που θα χρεωθούν και η εταιρεία μπορεί να προμηθεύει ή όχι έναν μπάρμαν. Εάν ο υπεύθυνος τροφοδοσίας δεν παρέχει τα ποτά, αυτό μπορεί επίσης να αναφέρεται στη σύμβαση τροφοδοσίας.
Εκτός από το φαγητό, η σύμβαση τροφοδοσίας θα περιλαμβάνει επίσης τα έξοδα που θα συμφωνήσει να πληρώσει το μέρος που διοργανώνει την εκδήλωση. αυτό είναι συνήθως κατά κεφαλή. Το κόστος για ορισμένα φρέσκα είδη θα κυμαίνεται και πολλοί υπεύθυνοι τροφοδοσίας θα επιτρέψουν στους πελάτες τους να υποδείξουν τη μέγιστη τιμή που πρέπει να πληρώσουν ζητώντας να συμβουλευτούν εάν η τιμή υπερβαίνει αυτό. Σε αντάλλαγμα, ο υπεύθυνος τροφοδοσίας λαμβάνει συχνά έναν γενικό, αν όχι ακριβή αριθμό κεφαλών, για το πόσα άτομα θα εξυπηρετηθούν. Ανάλογα με τον τύπο της υπηρεσίας τροφοδοσίας, ενδέχεται να υπάρχουν πληροφορίες σχετικά με την επιτραπέζια υπηρεσία που θα παρέχεται καθώς και τα ασημικά, τα πιάτα, τα τραπεζομάντιλα και άλλα φυσικά είδη που θα παρέχονται.
Μια σύμβαση τροφοδοσίας θα περιλαμβάνει γενικά τη συμπερίληψη ορισμένων βασικών προτύπων πληροφοριών, ανεξάρτητα από το πώς φαίνεται το υπόλοιπο της σύμβασης. Περιλαμβάνονται γενικά οι πληροφορίες ακύρωσης, οι οποίες υποδεικνύουν πόσο χρόνο πριν από την εκδήλωση ο προσλαμβάνων πρέπει να ακυρώσει τη σύμβαση και ποιες κυρώσεις θα επιβληθούν, καθώς και τις τελευταίες αλλαγές ημερομηνίας που μπορούν να γίνουν σε οποιοδήποτε μέρος της υπηρεσίας φαγητού και ποτού. Πολλές επιχειρήσεις τροφοδοσίας θα απαιτήσουν μια προκαταβολή, με πληροφορίες που υποδεικνύουν ξεκάθαρα τι οφείλει ακόμα και πόσο καιρό πρέπει να πληρώσει το υπόλοιπο ο μισθωτής. Πολλά συμβόλαια τροφοδοσίας έχουν επίσης μια ενσωματωμένη ρήτρα που δηλώνει τι θα συμβεί με το επιπλέον φαγητό και ποτό, καθώς και τι θα γίνει εάν η εκδήλωση διαρκέσει περισσότερο από το προβλεπόμενο ή αν παρευρεθούν περισσότεροι επισκέπτες.