Οι επαγγελματικοί τηλεφωνητές διατίθενται σε πολλές ποικιλίες, όπως ασύρματοι, ψηφιακοί ή αυτοί που καταγράφουν μηνύματα σε κασέτα. Ένας τηλεφωνικός αυτόματος τηλεφωνητής (TAM) μπορεί επίσης να συνοδεύεται από περιφερειακές συσκευές, όπως μια ενσωματωμένη συσκευή φαξ ή σαρωτής. Ορισμένοι επαγγελματικοί τηλεφωνητές παρουσιάζονται ως ξεχωριστά συστήματα που συνδέονται με ένα τηλέφωνο μέσω ηλεκτρικού καλωδίου, ενώ άλλοι είναι ενσωματωμένοι σε τηλεφωνικές συσκευές.
Γνωστό και ως μηχάνημα μηνυμάτων, οι επαγγελματικοί τηλεφωνητές λειτουργούν με τον ίδιο σκοπό όπως και τα συστήματα τηλεφωνητή. Τα τηλέφωνα που συνοδεύονται από μια συσκευή ανταλλαγής μηνυμάτων χρησιμοποιούνται για την εγγραφή μηνυμάτων που αφήνουν οι εισερχόμενοι καλούντες. Αυτό ελαχιστοποιεί ή εξαλείφει την ανάγκη για ένα ζωντανό άτομο να απαντά στα τηλέφωνα και να γράφει μηνύματα για άτομα που δεν είναι διαθέσιμα για τηλεφωνικές κλήσεις σε μια δεδομένη στιγμή.
Ορισμένοι επαγγελματικοί τηλεφωνητές καταγράφουν τα εξερχόμενα και τα εισερχόμενα μηνύματα σε μια αφαιρούμενη ταινία. Αυτό επιτρέπει την κατά διαστήματα αλλαγή της κασέτας και τη φυσική αποθήκευση προηγούμενων ηχογραφήσεων σε ασφαλές μέρος. Αυτοί οι τύποι μηχανών προτιμώνται μερικές φορές από άτομα και οργανισμούς που έχουν ανάγκη να αρχειοθετήσουν ορισμένα μηνύματα και να τα διατηρήσουν σε αποθήκευση για μεγάλα χρονικά διαστήματα.
Άλλοι επαγγελματικοί τηλεφωνητές καταγράφουν και αποθηκεύουν μηνύματα ψηφιακά. Ενώ υπάρχουν διαφορετικές επιλογές αποθήκευσης για αυτόν τον τύπο TAM, τα μηνύματα συνήθως αρχειοθετούνται ψηφιακά. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εγγραφές μπορούν να μεταφερθούν ψηφιακά σε άλλη συσκευή, όπως μια κάρτα μνήμης, για μακροχρόνια αποθήκευση ή για χρήση σε άλλες υπολογιστικές συσκευές. Είτε οι επαγγελματικοί τηλεφωνητές χρησιμοποιούν κασέτα είτε ψηφιακή εγγραφή, ωστόσο, και οι δύο λειτουργούν σχεδόν με τον ίδιο τρόπο. Μερικές φορές παρατηρούνται διαφορές στην ποιότητα μιας εγγραφής με τις ψηφιακές εγγραφές να είναι συχνά υψηλότερης ποιότητας από άλλους τύπους.
Πολλοί ψηφιακοί τηλεφωνητές προσφέρουν επίσης αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας μνήμης. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε επιχειρήσεις και άτομα που ανησυχούν για την ασφάλεια των μηνυμάτων σε περίπτωση διακοπής ρεύματος. Ορισμένοι προσφέρουν επίσης στους ιδιοκτήτες την ευκαιρία να καταγράφουν ολόκληρες τηλεφωνικές κλήσεις σε δικαιοδοσίες όπου μια τέτοια πρακτική είναι νόμιμη.
Ορισμένοι τηλεφωνητές προσφέρουν μόνο ένα γραμματοκιβώτιο για εξερχόμενα και εισερχόμενα μηνύματα. Άλλοι επαγγελματικοί τηλεφωνητές, ωστόσο, προσφέρουν λύσεις αποθήκευσης πολλαπλών γραμματοκιβωτίων. Ενώ πολλά προσφέρουν πολλαπλά γραμματοκιβώτια για εισερχόμενα μηνύματα, ορισμένα συστήματα επιτρέπουν μόνο ένα μόνο εξερχόμενο μήνυμα πριν δώσουν στον καλούντα μηνύματα που αντιστοιχούν στο γραμματοκιβώτιο που θα ήθελε να αφήσει ένα μήνυμα. Ορισμένοι κατασκευαστές προσφέρουν επίσης επαγγελματικούς αυτόματο τηλεφωνητή που μπορούν να συνδεθούν ένας προσωπικός υπολογιστής, ο οποίος είναι συχνά μια ιδανική λύση για τους εργαζόμενους στο γραφείο στο σπίτι.