Ένας εικονικός βοηθός είναι ένας διοικητικός βοηθός γραφείου που παρέχει γενική διαχείριση γραφείου από μια απομακρυσμένη τοποθεσία. Τα γενικά καθήκοντα διαχείρισης γραφείου περιλαμβάνουν καθήκοντα γραφείου όπως αρχειοθέτηση εγγράφων, συλλογή δεδομένων και αποθήκευση δεδομένων. Μπορεί επίσης να επεκταθεί σε νομική συνδρομή και λογιστικές υπηρεσίες — βασικά κάθε είδους εργασία γραφείου που μπορεί να πραγματοποιηθεί στον εικονικό κόσμο.
Συχνά αναφέρεται ως VA, η επαγγελματική πορεία ενός εικονικού βοηθού έγινε πιο κοινή τη δεκαετία του 1990, όταν η τεχνολογία προχώρησε και τα εταιρικά γραφεία αποκεντρώθηκαν ολοένα και περισσότερο. Καθώς η αστική πυκνότητα και η συμφόρηση συνέβαλαν στην ενίσχυση των προαστίων με την πάροδο των ετών, αναπτύχθηκαν περιθωριακές πόλεις. Ακολούθησαν εταιρικές δραστηριότητες, ωθώντας τις εταιρείες να ανοίξουν περισσότερα υποκαταστήματα σε διάφορες πόλεις και πολιτείες. Η παγκοσμιοποίηση είναι πλέον μια επιπλέον δύναμη που οδηγεί τις εταιρείες στο εξωτερικό να αξιοποιήσουν νέες αγορές και νέους καταναλωτές. Η ανάγκη στελέχωσης αυτών των γραφείων προέκυψε, αλλά συχνά συνδέθηκε με υψηλότερο κόστος.
Ένας εικονικός βοηθός μπορεί να είναι υπάλληλος της εταιρείας στην οποία εργάζεται ή μπορεί να είναι ανεξάρτητος εργολάβος. Ένας VA μπορεί να μετακινείται από το σπίτι ή μπορεί να εργάζεται στα γραφεία της εταιρείας και να διαχειρίζεται μία ή περισσότερες απομακρυσμένες τοποθεσίες.
Οι εταιρείες VA εμφανίζονται όλο και περισσότερο και αναθέτουν τους εικονικούς βοηθούς τους σε εταιρείες. Οι πάροχοι εικονικών γραφείων έχουν συνήθως περίπου 10 εικονικούς βοηθούς που διαχειρίζονται τα εικονικά γραφεία περίπου 100 έως 150 εταιρειών. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία στη Νέα Υόρκη θέλει να έχει ένα εικονικό γραφείο στο Λος Άντζελες, χρησιμοποιώντας νέα τεχνολογία, αυτή η εταιρεία δεν χρειάζεται να ανοίξει ένα φυσικό υποκατάστημα στη δυτική ακτή των Ηνωμένων Πολιτειών. Η εταιρεία μπορεί απλώς να αγοράσει ένα συμβόλαιο με έναν πάροχο εικονικού γραφείου.
Οι πάροχοι εικονικών γραφείων δίνουν στην εταιρεία πελάτη μια τοπική διεύθυνση και τοπικό αριθμό τηλεφώνου. Ένας εικονικός βοηθός ανατίθεται να απαντά στις κλήσεις για την εταιρεία-πελάτη στην τοπική διεύθυνση, να απαντά στο όνομα της εταιρείας-πελάτη και να προωθεί κλήσεις στα κεντρικά γραφεία της εταιρείας ή στον εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπο της εταιρείας. Ο εικονικός βοηθός βοηθά επίσης την εταιρεία-πελάτη να στοχεύει καταναλωτές χωρίς να χρειάζεται να βρίσκεται σε αυτήν τη γεωγραφική περιοχή. Αυτό βοηθά να δημιουργηθεί η εντύπωση ότι η εταιρεία έχει μια ζωντανή και ενεργή τοποθεσία υποκαταστημάτων σε αυτήν την απομακρυσμένη πόλη.
Οι πάροχοι εικονικών γραφείων μπορούν επίσης να συλλέγουν την αλληλογραφία της εταιρείας, να την ταξινομούν και να την ανακατευθύνουν. Ο εικονικός βοηθός μπορεί να επιβλέπει νομικές και επιχειρηματικές υποχρεώσεις για την εταιρεία-πελάτη, ώστε να μπορεί να λειτουργήσει σε άλλη πόλη, πολιτεία ή χώρα. Η νέα τεχνολογία Διαδικτύου επιτρέπει στους εικονικούς βοηθούς να διαχειρίζονται μια σειρά από εταιρείες ή τοποθεσίες γραφείων μέσω εξαιρετικά οργανωμένου λογισμικού. Η τεχνολογία επιτρέπει επίσης στον εικονικό βοηθό να επιδιορθώνει τις κλήσεις προς άλλες πόλεις ή χώρες χωρίς προβλήματα.