Μια μηχανή υπαγόρευσης είναι μια συσκευή εγγραφής ήχου που χρησιμοποιείται για την ακριβή εγγραφή και διατήρηση της ομιλίας. Οι μηχανές υπαγόρευσης που χρησιμοποιούνται συχνά στις επιχειρήσεις παρέχουν μια εναλλακτική μέθοδο λήψης σημειώσεων που απαιτεί μόνο ένα μικρό κομμάτι εξοπλισμού. Η προηγμένη τεχνολογία επέτρεψε τη βελτίωση δύο κύριων τύπων μηχανών υπαγόρευσης: μικροταινία και ψηφιακή. Πρόσθετες λειτουργίες είναι διαθέσιμες σε ορισμένα μοντέλα προηγμένης τεχνολογίας, όπως η μείωση θορύβου, που μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση της ποιότητας της εγγραφής και να επιτρέψουν την πιο αποτελεσματική χρήση του μηχανήματος.
Υπάρχουν πολλές διαφορετικές εφαρμογές για μια μηχανή υπαγόρευσης. Οι δικηγόροι, οι επαγγελματίες υγείας και οι εργαζόμενοι σε επιχειρήσεις μπορούν να τα χρησιμοποιήσουν για να ηχογραφήσουν σημειώσεις σχετικά με μια υπόθεση ή έργο και, στη συνέχεια, να δώσουν τις ηχογραφήσεις σε έναν βοηθό ή γραμματέα για μεταγραφή. Ορισμένοι δημοσιογράφοι προτιμούν να χρησιμοποιούν μια μηχανή υπαγόρευσης για την ακριβή λήψη συνεντεύξεων, καθώς οι συσκευές είναι φορητές και λιγότερο επεμβατικές από μια συσκευή εγγραφής βίντεο. Οι μαθητές συχνά χρησιμοποιούν συσκευές εγγραφής για να καταγράψουν διαλέξεις για ευκολότερη ανασκόπηση, αντί να προσπαθούν να βγάλουν νόημα από βιαστικά σημειωμένες σημειώσεις. Οι σεναριογράφοι και οι μυθιστοριογράφοι μπορεί επίσης να προτιμούν να χρησιμοποιούν μια συσκευή εγγραφής κατά τη δημιουργία διαλόγων, για να βοηθήσουν στη διατήρηση μιας γρήγορης ροής συνομιλιών μεταξύ χαρακτήρων που μπορεί να επιβραδυνθεί μέσω της πληκτρολόγησης.
Οι μικροταινίες και οι ψηφιακές μηχανές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για κάθε τύπο φωνητικής εγγραφής, αλλά χρησιμοποιούν διαφορετικές μεθόδους αποθήκευσης για τη διατήρηση δεδομένων. Μια μηχανή υπαγόρευσης μικροταινιών είναι μια πιο παραδοσιακή αναλογική έκδοση που καταγράφει δεδομένα σε μια μικρή κασέτα ήχου, δημιουργώντας ένα έντυπο αντίγραφο. Οι ψηφιακές μηχανές, που αναπτύχθηκαν στα τέλη του 20ου αιώνα, χρησιμοποιούν εσωτερικούς ή αφαιρούμενους σκληρούς δίσκους για να δημιουργήσουν ένα ψηφιακό αντίγραφο των δεδομένων. Μια ψηφιακή μηχανή υπαγόρευσης επιτρέπει την αποθήκευση των δεδομένων στην αρχική μονάδα δίσκου ή τη μεταφορά σε υπολογιστή για μόνιμη αποθήκευση, τη δημιουργία εκδόσεων CD και την αντιγραφή.
Εκτός από τη βασική λειτουργία της εγγραφής, ένα σύγχρονο μηχάνημα υπαγόρευσης μπορεί να έχει πολλά χαρακτηριστικά που βοηθούν στην ενίσχυση των δυνατοτήτων του. Ορισμένα μοντέλα μπορούν να αισθάνονται διακοπές ή σιωπές και θα σταματήσουν την εγγραφή κατά τη διάρκεια αυτών των χρόνων για να παρατείνουν τη διάρκεια ζωής της μπαταρίας και να διατηρήσουν τον χώρο αποθήκευσης δεδομένων. Οι χρήστες ενδέχεται επίσης να μπορούν να προσθέσουν σελιδοδείκτες σε ορισμένες τοποθεσίες στην εγγραφή, προκειμένου να μεταβούν σε συγκεκριμένα μέρη κατά την ακρόαση. Οι δυνατότητες μείωσης θορύβου και βελτίωσης ήχου βοηθούν στη δημιουργία καλύτερης εγγραφής που είναι πιο κατανοητή κατά την αναπαραγωγή.
Ένα δημοφιλές χαρακτηριστικό ορισμένων σύγχρονων μηχανών υπαγόρευσης είναι η αυτόματη μεταγραφή. Αν και δεν έχει τελειοποιηθεί πλήρως, αυτή η τεχνολογία επιτρέπει σε ορισμένες συσκευές εγγραφής ή σχετικό λογισμικό, να δημιουργήσουν μια γραπτή μεταγραφή της εγγραφής καθώς αναπαράγεται. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμη για χρήστες με προβλήματα ακοής και μπορεί επίσης να εξοικονομήσει ώρες μη αυτόματης μεταγραφής.