Όσον αφορά τη διαχείριση πληροφοριών υγειονομικής περίθαλψης, οι γιατροί και οι τεχνικοί εργαστηρίου χρησιμοποιούν μια ποικιλία μεθόδων για την καταγραφή της φροντίδας των ασθενών και των εργαστηριακών σημειώσεων για μελλοντική αναφορά σε ιατρικούς φακέλους. Μια τέτοια μέθοδος είναι η χρήση ενός C-phone, το οποίο είναι μια ψηφιακή συσκευή εγγραφής με απομακρυσμένη πρόσβαση μέσω τηλεφώνου για την εγγραφή προφορικών λέξεων. Αυτός είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος με τον οποίο οι γιατροί και άλλοι επαγγελματίες υγείας μπορούν να καταγράφουν πληροφορίες με ασφάλεια, έτσι ώστε να είναι προσβάσιμες από μεταγραφείς και να μεταφερθούν σε έντυπα αντίγραφα μέσω εξοπλισμού υπαγόρευσης και μεταγραφής.
Το C-phone πήρε το όνομά του από τον τρόπο μετάδοσης των ηχογραφημένων σημειώσεων από το τηλέφωνο σε μια ψηφιακή συσκευή εγγραφής. Ένας ζεύκτης, ο οποίος είναι ένα ειδικό καλώδιο που συνδέει ένα τηλεφωνικό σύστημα με ένα ψηφιακό σύστημα εγγραφής, είναι από όπου προέρχεται το “C” στο C-phone. Ο συζεύκτης επιτρέπει επίσης στον ιατρό ή τον τεχνικό εργαστηρίου να καταγράφει σημειώσεις μέσω ενός κεντρικού συστήματος υπαγόρευσης σε νοσοκομείο ή εργαστήριο ή σε ένα ασφαλές τηλεφωνικό δίκτυο που ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες το οποίο διαχειρίζεται μια υπηρεσία μεταγραφής.
Η λειτουργία ενός C-phone είναι στην πραγματικότητα αρκετά απλή. Ένας γιατρός ή ένας επαγγελματίας του εργαστηρίου καλεί έναν ειδικό αριθμό που τον συνδέει με την υπηρεσία υπαγόρευσης. Μόλις η τηλεφωνική γραμμή αποδεχτεί την κλήση, γενικά μέσω ενός ειδικού κωδικού που τοποθετείται στο πληκτρολόγιο του τηλεφώνου, ο συζευκτήρας συνδέει την τηλεφωνική γραμμή με τη συσκευή ψηφιακής υπαγόρευσης και μπορούν να εισαχθούν οι εκφωνούμενες ιατρικές σημειώσεις. Κατά τη διάρκεια της κλήσης, ο καλών έχει τη δυνατότητα να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας, να ελέγξει και να διαγράψει τμήματα των ψηφιακά αποθηκευμένων σημειώσεων. Με την ολοκλήρωση της κλήσης, ο καλών απλώς πατά έναν κωδικό για να τερματίσει τη συνεδρία εγγραφής ή κλείνει το τηλέφωνο για να αποσυνδεθεί.
Επί του παρόντος, η διαχείριση των τηλεφώνων C γίνεται μέσω ενός ηλεκτρονικού συστήματος που μπορεί να χειριστεί πολλές τηλεφωνικές γραμμές που έρχονται ταυτόχρονα. Ενώ στους καλούντες μπορεί να εκχωρηθεί ένας ειδικός αριθμός για να καλέσουν ή ένας κωδικός που είναι μοναδικός για τον λογαριασμό τους, άλλοι επιτρέπουν έως και δέκα γραμμές να εισέρχονται σε έναν υπολογιστή ο οποίος αποθηκεύει σημειώσεις υπόθεσης ασθενούς σε μεμονωμένα ψηφιακά αρχεία. Αυτά τα αρχεία αποθηκεύονται με ασφάλεια σε έναν μόνο διακομιστή στον οποίο μπορεί να έχει πρόσβαση μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό, όπως άλλο ιατρικό προσωπικό ή μεταγραφείς.
Με την άνοδο της τεχνολογίας των κινητών τηλεφώνων, η απομακρυσμένη διαχείριση αρχείων μέσω C-phones γίνεται η προτιμώμενη μέθοδος για την εγγραφή εγγραφών από πολλούς επαγγελματίες σε ένα ευρύ φάσμα βιομηχανιών. Στους γιατρούς αρέσει να χρησιμοποιούν αυτό το σύστημα λόγω της ευκολίας και του αποτελεσματικού τρόπου καταγραφής της φροντίδας των ασθενών. Επιπλέον, άλλοι επαγγελματίες όπως δικηγόροι, αξιωματικοί επιβολής του νόμου και γενικοί διαχειριστές επιχειρήσεων μπορεί να χρησιμοποιούν κάποια μορφή τεχνολογίας C-phone κατά την εγγραφή συναντήσεων, ακροάσεων και σημειώσεων υποθέσεων για μεταγενέστερη επεξεργασία από ειδικευμένους μεταγραφείς.