Η ψηφιακή υπαγόρευση είναι η διαδικασία καταγραφής της ανθρώπινης ομιλίας σε ψηφιακή μορφή. Μερικοί από εκείνους που είναι εξοικειωμένοι με την παραδοσιακή υπαγόρευση μπορεί να πιστεύουν ότι η ψηφιακή υπαγόρευση περιλαμβάνει το είδος των προσπαθειών που χρησιμοποιούνται στο λογισμικό «ομιλίας σε κείμενο». Η πραγματικότητα είναι ότι οι περισσότεροι ειδικοί χρησιμοποιούν αυτόν τον όρο απλώς για αλλαγή σε αναλογικό ήχο ή λήψη ήχου σε πραγματικό χρόνο σε ψηφιακή συσκευή εγγραφής, σε ψηφιακή μορφή.
Όσοι πρέπει να αξιολογήσουν τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για ψηφιακές μορφές υπαγόρευσης θα πρέπει να κατανοήσουν την ποικιλία του εξοπλισμού που κυκλοφορεί αυτήν τη στιγμή στην αγορά. Αυτό περιλαμβάνει πόρους ψηφιακής υπαγόρευσης που βασίζονται σε υπολογιστή, καθώς και ψηφιακές συσκευές εγγραφής χειρός. Άλλες εναλλακτικές λύσεις περιλαμβάνουν τη χρήση «λογισμικού κλήσης», όπου ο χρήστης μπορεί να κάνει ψηφιακές εγγραφές υπαγόρευσης εξ αποστάσεως από το κινητό του τηλέφωνο. Το λογισμικό κλήσης επιτρέπει την ελάχιστη προσπάθεια εκ μέρους του αγοραστή – το άτομο μπορεί απλώς να μιλήσει στο τηλέφωνό του και η υπηρεσία ψηφιακής υπαγόρευσης θα αρχειοθετήσει τον ήχο σε ψηφιακή μορφή.
Ένα άλλο ζήτημα με τους ψηφιακούς τύπους υπαγόρευσης αφορά τις μορφές που θα επιτρέψουν στους χρήστες να επιστρέψουν και να αποκτήσουν πρόσβαση σε διαφορετικά μέρη μιας ροής ήχου. Ορισμένα εργαλεία ψηφιακής υπαγόρευσης περιλαμβάνουν δείκτες κομματιού, για να χωρίσουν την ομιλία σε διαφορετικά μέρη που μπορούν να χειριστούν ή να αναλυθούν ξεχωριστά. Άλλα εργαλεία επιτρέπουν μόνο μια ενιαία ροή ψηφιακού ήχου. Είναι σημαντικό να σκεφτούμε πώς αυτές οι διαφορετικές μορφές θα βοηθήσουν τους ανθρώπους να χρησιμοποιήσουν αργότερα τα αποτελέσματα των ψηφιακών μεθόδων για υπαγόρευση, καθώς χωρίς τρόπο πρόσβασης σε βασικά κομμάτια του ήχου, οι ψηφιακές μορφές υπαγόρευσης θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε τεράστια προβλήματα που καταλήγουν να χάνουν χρόνο και προσπάθεια όταν ο χρήστης ή άλλοι πρέπει να λάβουν συγκεκριμένες λεπτομέρειες από μια ροή ήχου.
Τα άτομα που εξετάζουν τα διάφορα είδη διαθέσιμων εργαλείων ψηφιακής υπαγόρευσης θα πρέπει να κατανοήσουν τις κοινές μεθόδους συμβατότητας υλικού για αυτά τα προϊόντα. Πολλές μηχανές ψηφιακής υπαγόρευσης χρησιμοποιούν μια θύρα USB, επιτρέποντας στους χρήστες να κατεβάζουν απλώς ροές ήχου σε έναν σκληρό δίσκο υπολογιστή ή σε άλλη συσκευή αποθήκευσης. Εναλλακτικά, ορισμένα νεότερα μοντέλα επιτρέπουν ασύρματη μετάδοση. Είναι σημαντικό για τους αγοραστές να ερευνήσουν τα μέσα που χρησιμοποιούνται για την αρχειοθέτηση ήχων, διότι χωρίς τρόπο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ψηφιακού ήχου σε σκληρούς δίσκους, οι φορητές συσκευές μπορεί τελικά να μην αξίζουν πολλά για τον χρήστη.
Οι ψηφιακές μορφές υπαγόρευσης επιτρέπουν την αποτελεσματική αποθήκευση του λόγου. Ορισμένοι από τους ιατρικούς και νομικούς τομείς ή σε συναφείς τομείς, συμπεριλαμβανομένων των γιατρών και των δικηγόρων, ενδέχεται να χρησιμοποιήσουν αυτόν τον τύπο υπαγόρευσης για την αποθήκευση πληροφοριών ασθενούς/πελάτη. Άλλοι σε διάφορους τομείς και βιομηχανίες μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν ψηφιακή υπαγόρευση για να μειώσουν το κόστος, την προσπάθεια ή τον χώρο που απαιτείται για τη διατήρηση των ηχητικών πληροφοριών σε ετοιμότητα.