Ο σαρωτής εγγράφων είναι ένα μηχάνημα που μπορεί να αντιγράψει ένα φυσικό στοιχείο και να μεταφέρει μια εικόνα του σε έναν υπολογιστή. Υπάρχουν διάφοροι τύποι αυτών των μηχανημάτων, συμπεριλαμβανομένων των επίπεδων σαρωτών και των σαρωτών με τροφοδοσία φύλλου. Η χρήση ενός τέτοιου μηχανήματος απαιτεί γενικά ειδικό λογισμικό. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένας σαρωτής εγγράφων έχει σχεδιαστεί ειδικά για την αντιγραφή εικόνων ή κειμένου σε χαρτί.
Ένας σαρωτής εγγράφων μπορεί να είναι ένα αυτόνομο μηχάνημα ή μπορεί να είναι μέρος μιας μεγαλύτερης συσκευής πολλαπλών λειτουργιών. Αυτά τα μηχανήματα επιτρέπουν την ψηφιακή αντιγραφή ενός εγγράφου και την προβολή μιας εικόνας του εγγράφου σε υπολογιστή. Μερικά από τα κύρια μέρη ενός σαρωτή είναι η γυάλινη πλάκα, η κεφαλή σάρωσης και το κάλυμμα.
Σε έναν επίπεδο σαρωτή, το κάλυμμα ανασηκώνεται και το έγγραφο τοποθετείται με την όψη προς τα κάτω στη γυάλινη πλάκα. Μόλις κλείσει το κάλυμμα και τεθεί σε λειτουργία το μηχάνημα, η κεφαλή σάρωσης ανιχνεύει το έγγραφο από τη μια άκρη στην άλλη. Στη συνέχεια, τα αποτελέσματα αποστέλλονται από τον σαρωτή εγγράφων σε έναν υπολογιστή. Εάν δεν είναι διαθέσιμος υπολογιστής, πολλά από αυτά τα μηχανήματα έχουν μνήμες που μπορούν να αποθηκεύσουν τις αντιγραμμένες πληροφορίες.
Ένας επίπεδος σαρωτής είναι γενικά σχεδιασμένος για εικόνες και κείμενο. Ωστόσο, είναι δυνατή η σάρωση ενός αντικειμένου με τη συσκευή. Αυτό μπορεί να γίνει τοποθετώντας απλώς ένα αντικείμενο στη γυάλινη πλάκα. Θα πρέπει να σημειωθεί, ωστόσο, ότι μόνο το τμήμα της εικόνας που έρχεται σε επαφή με τη γυάλινη πλάκα είναι πιθανό να αντιγραφεί. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας επίπεδος σαρωτής μπορεί να περιλαμβάνει έναν τροφοδότη φύλλων, ο οποίος διοχετεύει αυτόματα έγγραφα μέσω του σαρωτή χωρίς να χρειάζεται να ανοίξετε τη συσκευή και να τοποθετήσετε κάθε σελίδα ξεχωριστά.
Ένας σαρωτής που τροφοδοτείται με φύλλα δεν έχει κάλυμμα ή γυάλινη πλάκα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο χρήστης τροφοδοτεί το έγγραφο που πρέπει να αντιγραφεί σε μια υποδοχή ή τροφοδότη φύλλων στο μηχάνημα. Το έγγραφο συνήθως μετακινείται αυτόματα μέσω του μηχανήματος. Καθώς κινείται, τα δεδομένα που υπάρχουν στο έγγραφο αντιγράφονται από μια κεφαλή σάρωσης και το πρωτότυπο έγγραφο εξάγεται.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας σαρωτής είναι ένα στοιχείο ενός μεγαλύτερου μηχανήματος. Για παράδειγμα, υπάρχουν συνδυαστικά μηχανήματα που περιλαμβάνουν έναν σαρωτή εκτός από μια συσκευή φαξ, φωτοτυπικό και εκτυπωτή. Προτού λειτουργήσει οποιοσδήποτε τύπος σαρωτή με έναν υπολογιστή, είναι συνήθως απαραίτητο να φορτώσετε συγκεκριμένο λογισμικό στον υπολογιστή. Μόλις γίνει αυτό, το μηχάνημα μπορεί συχνά να ελεγχθεί χρησιμοποιώντας τον υπολογιστή.
Οι περισσότεροι σαρωτές συνδέονται στον υπολογιστή μέσω ενός καλωδίου που συνδέεται σε μια διαθέσιμη θύρα, συχνά μια θύρα USB. Μπορεί να είναι δυνατή η δικτύωση ενός σαρωτή εγγράφων έτσι ώστε να μπορεί να λειτουργεί με πολλούς υπολογιστές χωρίς να είναι απευθείας συνδεδεμένος με τον καθένα. Ο σαρωτής εγγράφων θα έχει επίσης συνήθως καλώδιο τροφοδοσίας. Αυτό το καλώδιο τροφοδοσίας είναι συχνά αποσπώμενο, γεγονός που επιτρέπει την εναλλαγή του εάν το μηχάνημα χρειάζεται να χρησιμοποιηθεί σε χώρες με διαφορετικά ηλεκτρικά συστήματα.