Ο επόπτης αγορών είναι ένας τύπος διαχειριστή υπεύθυνος για την ομάδα προμηθειών. Ως μέρος της δουλειάς τους, οι επόπτες αγορών υποστηρίζουν τις επιχειρηματικές δραστηριότητες με την επανεξέταση των αιτήσεων αγοράς, την έγκριση διακυμάνσεων των τιμών αγοράς και τον έλεγχο του υπερβολικού και ξεπερασμένου κόστους. Εάν ο επόπτης αγορών απασχολείται σε μια μονάδα παραγωγής, θα είναι επίσης υπεύθυνος για τη συνεργασία με τη διαχείριση προγράμματος και τους προγραμματιστές παραγωγής για να καθορίσει πότε θα είναι διαθέσιμο υλικό για τις εργασίες κατασκευής προϊόντων.
Οι αιτήσεις αγοράς είναι τα αιτήματα για αγορά προϊόντων για υποστήριξη παραγγελιών πελατών. Ένας επόπτης αγορών εξετάζει τις αιτήσεις αγοράς και καθορίζει τι πρέπει να παραγγελθεί. Η πραγματική καταχώριση παραγγελίας πραγματοποιείται από αγοραστές που εργάζονται για τον επόπτη αγορών. Συνήθως, αυτές οι απαιτήσεις αγοράς θα είναι μια έξοδος ενός συστήματος προγραμματισμού πόρων επιχείρησης (ERP). Πριν εξουσιοδοτήσει τους αγοραστές να κάνουν παραγγελίες με προμηθευτές, ο επόπτης αγορών θα συναντηθεί με μέλη του διοικητικού προσωπικού για να επιβεβαιώσει ότι η ζήτηση παραγγελιών πελατών και η χωρητικότητα του εργοστασίου είναι επαρκείς για την υποστήριξη αυτών των παραγγελιών.
Οι διακυμάνσεις των τιμών αγοράς (PPV) είναι το αποτέλεσμα μιας αναγραφόμενης τιμής μονάδας να είναι υψηλότερη από την τυπική τιμή μονάδας που έχει φορτωθεί στο σύστημα ERP. Ένα δυσμενές PPV ενδέχεται να προκαλέσει λιγότερα κέρδη στην εταιρεία, επομένως ο επόπτης αγορών πρέπει να αναθεωρήσει τυχόν δυσμενή PPV για να προσδιορίσει την αιτία. Εάν η αιτία οφείλεται σε ζητήματα που προκαλούνται από τον πελάτη, όπως αιτήματα σε χρόνο παράδοσης ή μικρότερες ποσότητες που απαιτούνται από αυτό που αναφέρθηκε αρχικά, ο διαχειριστής αγορών θα υποβάλει αίτημα στον διαχειριστή προγράμματος για να ανακτήσει το PPV από τον πελάτη. Εάν η αιτία σχετίζεται με σφάλμα αγοραστή ή άλλα προβλήματα που δεν προκλήθηκαν από τον πελάτη, ο επόπτης αγορών θα πραγματοποιήσει ανάλυση βασικών αιτιών και θα παράσχει πρόσθετη εκπαίδευση ή θα ενημερώσει τη διαδικασία, όπως απαιτείται, για να αποτρέψει την εμφάνιση του προβλήματος στο μέλλον.
Οι διαχειριστές αγορών είναι επίσης υπεύθυνοι για τον έλεγχο του υπερβολικού και ξεπερασμένου κόστους. Το πλεόνασμα είναι το ποσό υλικού που ανήκει σε μια εταιρεία και είναι μεγαλύτερο από τη ζήτηση που παρέχει ο πελάτης τους. Το παρωχημένο αναφέρεται σε οποιοδήποτε υλικό που έχει μηδενική ζήτηση, επομένως καμία χρήση. Οι επόπτες αγορών επανεξετάζουν περιοδικά τις λεπτομέρειες του υλικού και κατά παραγγελία, για να διασφαλίσουν ότι δεν θα περιέλθει υλικό.
Σε περίπτωση που μια αλλαγή ζήτησης από τον πελάτη προκαλεί υπερβολή του υλικού, ο επόπτης αγορών θα συνεργαστεί με τους αγοραστές και θα προσπαθήσει να επιστρέψει την περίσσεια στον αρχικό προμηθευτή. Αφού πραγματοποιηθεί αυτή η δέουσα επιμέλεια, τυχόν υλικό που έχει απομείνει συνήθως υποβάλλεται σε υπεραξία στον πελάτη για πληρωμή. Το παρωχημένο υλικό οφείλεται συχνά σε μια μηχανική αλλαγή που μπορεί να έχει αφαιρέσει ένα συγκεκριμένο συστατικό από το τιμολόγιο των υλικών. Το τμήμα αγορών θα προσπαθήσει να επιστρέψει τα ανταλλακτικά ή να βρει έναν άλλο τρόπο χρήσης τους. Εάν δεν είναι επιτυχής, θα υποβληθεί μια παρωχημένη αξίωση στον πελάτη.