Un procesor de documente gestionează documentele primite și introducerea datelor pentru a menține operațiunile să funcționeze fără probleme. Instituțiile financiare, firmele de avocatură, companiile de asigurări și furnizorii de servicii medicale folosesc, printre altele, procesoare de documente. Nu este necesară o pregătire specială pentru posturile din acest domeniu, cu excepția cazului în care oamenii sunt interesați de roluri avansate de supraveghere. Unii angajatori pot solicita diplome universitare sau certificări speciale de la supraveghetori, astfel încât să își poată îndeplini sarcinile mai eficient, în timp ce alții pot promova personal cu experiență fără pregătire specială.
Când documentele ajung la fața locului, procesorul de documente le examinează pentru a se asigura că sunt exacte și complete. Dacă nu sunt, acestea pot fi trimise înapoi clientului de origine sau membrului personalului. La o bancă, de exemplu, ofițerul de credite este responsabil pentru predarea unui pachet complet de credite. Dacă documentele lipsesc sau nu sunt exacte, procesatorul de documente le poate returna ofițerului de credite pentru a remedia problema înainte de a continua procesul de solicitare a împrumutului.
Documentele complete pot fi introduse în baze de date, fie prin transferul manual de informații, fie prin scanarea acestora. Procesoarele de documente arhivează originalele, utilizând sistemul de arhivare al companiei și asigurându-se că fișierul digital include note despre locația fizică sau le distrug după producerea de faxuri acceptabile din punct de vedere legal. După ce toate informațiile sunt verificate, procesorul de documente le poate elibera în sistem pentru utilizare de către alt personal. Oamenii pot căuta documentele fizice pentru referință sau pot analiza înregistrările digitale pentru a colecta informații pentru a sprijini activități precum emiterea plăților de asigurare sau confirmarea statutului unui client la o firmă de avocatură.
Acest job necesită confort și familiaritate cu sistemele de arhivare, manipularea materialelor sensibile și lucrul cu baze de date. Unii procesoare de documente au pregătire specială pentru a se ocupa de sarcini precum facturarea medicală și codificarea sau revizuirea preliminară a cererilor de credit ipotecar. Alții se concentrează pe introducerea și stocarea datelor și este posibil să nu aibă nevoie de abilități speciale. Oportunitățile de interacțiune cu clienții sunt de obicei limitate pentru un procesator de documente, cu excepția cazului în care are sarcina de a contacta clienții pentru a le cere să abordeze documentele incomplete.
Mediul de lucru este de obicei similar cu cel din majoritatea birourilor. Procesoarele de documente pot petrece ore lungi în fața computerului și trebuie să poată face față unor îndoiri și ridicări pentru a accesa înregistrările. Pauzele sunt de obicei structurate pe zi, iar munca poate fi mai auto-dirijată, deoarece oamenii nu au nevoie de supraveghere directă în orice moment când se ocupă de sarcinile de bază asociate procesării documentelor. Persoanele interesate de roluri de management pot avea nevoie să urmeze formare suplimentară sau certificare, precum și să demonstreze competență și disponibilitate de a învăța la locul de muncă.