Atribuțiile de serviciu ale unui secretar junior pot varia în funcție de compania pentru care lucrează, precum și de numărul de alți angajați. Acesta este un loc de muncă de asistent administrativ la nivel de intrare, cu toate acestea, atât de mulți oameni pot începe în această poziție cu foarte puțină experiență sau educație, ceea ce este un mare beneficiu. În cele mai multe cazuri, un secretar junior va raporta unui secretar într-o poziție superioară și i se va atribui numeroase sarcini în jurul biroului. Acest lucru poate implica răspunsul la telefon, salutarea clienților pe măsură ce intră și păstrarea fișierelor organizate. Unele secretare junioare sunt, de asemenea, responsabile cu curățarea în birou și cu menținerea toaletelor curate.
De obicei, responsabilitățile zilnice ale unui secretar junior se vor învârti în jurul asigurării faptului că biroul funcționează eficient și cu succes. Răspunsul la telefoane și direcționarea apelanților către persoana potrivită este adesea o mare parte a zilei. Un secretar junior poate fi, de asemenea, responsabil pentru răspunsul la e-mail, precum și pentru primirea și sortarea e-mailurilor fizice în fiecare zi pentru a le trimite la locul corect. Utilizarea mașinilor de birou pentru a face copii, a distribui memorii sau a scrie scrisori este o altă parte importantă a jobului, așa că o persoană în această poziție ar trebui să aibă abilități excelente de comunicare și dactilografiere, precum și o înțelegere a tehnologiei de birou.
Întâmpinarea clienților prezenti sau asistarea acestora să răspundă la întrebări sau să completeze documentele ar putea face, de asemenea, parte din responsabilitățile postului unui secretar junior. Este important să fii personal și să arăți și să te comporți întotdeauna într-o manieră profesionistă. În unele birouri, secretara ar putea fi prima persoană pe care oamenii o văd când trec pe ușă, așa că acest lucru este deosebit de important. Ca urmare, secretarul junior ar putea fi, de asemenea, responsabil pentru menținerea aspectului biroului; depunerea documentelor, păstrarea lucrurilor îngrijite și ordonate și păstrarea zonelor curate.
Unele secretare ar putea fi, de asemenea, responsabile pentru întreținerea rechizitelor de birou. Un secretar junior poate fi solicitat să facă inventarul, de exemplu, și să facă o comandă pentru provizii suplimentare, după cum este nevoie. Secretarii care reușesc în sarcinile lor de bază pot primi responsabilități suplimentare, cum ar fi programarea și planificarea întâlnirilor sau întocmirea proceselor verbale de întâlnire și pregătirea rapoartelor, de exemplu. În general, secretarii juniori sunt eligibili pentru promovări, deoarece dobândesc experiență de lucru și abilități suplimentare de birou, ceea ce face din aceasta o cale de carieră profitabilă pentru multe persoane interesate de acest tip de muncă.