Un manager senior de achiziții supraveghează procesul de achiziții al unei companii. El stabilește politicile și procedurile prin care personalul poate cumpăra bunuri și servicii de la vânzătorii autorizați. În calitate de manager superior, el este responsabil pentru buna desfășurare a achiziției de către companie a bunurilor și serviciilor de care are nevoie pentru a opera, inclusiv planificarea procesului, licitația, atribuirea contractului și evaluarea.
Achizițiile sunt formalizarea procesului de cumpărare al unei organizații. În loc să permită personalului să facă achiziții din diverse surse la propria discreție, compania creează un grup de furnizori autorizați de la care personalul poate face achiziții. Acest lucru permite companiei să negocieze cele mai bune prețuri, să stabilească un nivel consistent de calitate și să prevină conflictele de interese. În plus, achizițiile simplifică achizițiile, deoarece furnizorii autorizați sunt plasați într-o bază de date a companiei și sunt gestionați centralizat.
Departamentul de achiziții sau achiziții al companiei este de obicei condus de un manager senior de achiziții care supraveghează un personal de agenți sau manageri de achiziții. Acest senior manager este responsabil pentru stabilirea politicilor și procedurilor de cumpărare ale companiei, care sunt de obicei codificate într-un manual al companiei. El este de așteptat să țină pasul cu cele mai bune practici în domeniul achizițiilor și să implementeze aceste standarde în cadrul sistemului de achiziții al companiei. Managerul superior de achiziții se ocupă adesea de instruirea personalului departamentului de achiziții și de educarea personalului obișnuit în procedura de achiziție adecvată.
Din punct de vedere funcțional, managerul senior de achiziții și personalul său sunt responsabili pentru dezvoltarea surselor de aprovizionare ca răspuns la nevoile afacerii. El trebuie să stabilească un sistem pentru a identifica nevoile de cumpărare ale companiei în mod continuu, iar apoi să cerceteze furnizorii care pot satisface aceste nevoi. Procesul de identificare a noilor surse de achiziție continuă chiar și după ce a fost selectat un furnizor. Exista si posibilitatea ca un nou furnizor sa ofere un pret mai bun sau marfa de calitate superioara, asa ca managerul senior de achizitii trebuie sa ramana familiarizat cu cele mai actuale optiuni.
Managerii superiori de achiziții supraveghează, de asemenea, întregul flux de lucru de achiziții. Aceasta include planificarea achizițiilor, punerea la dispoziția vânzătorilor a detaliilor despre nevoile de achiziție ale companiei pentru licitare și atribuire de contracte. Managerul senior va fi probabil implicat personal în negocierile pentru a consolida termenii contractului, asigurându-se că compania primește cel mai bun preț posibil.
La final, managerii de achiziții de la nivel superior tind să fie implicați în evaluarea vânzătorilor odată ce contractul a fost atribuit. Managerul senior de achiziții se asigură că furnizorii aprobați respectă prevederile privind costurile, programul de livrare și standardele de calitate care sunt specificate în contract. El monitorizează satisfacția personalului față de furnizorii aprobați și dezvoltă un sistem de evaluare, astfel încât să existe un mecanism cantitativ pentru a evalua performanța atunci când contractul unui furnizor este reînnoit.