Adesea este dificil să descrii pe deplin îndatoririle reprezentanților serviciilor pentru oaspeți. Acești oameni sunt adesea obligați să facă ceea ce este necesar pentru un oaspete sau potențial oaspete atunci când este nevoie. Uneori, aceasta implică acționarea în calitatea altor membri ai personalului. Îndatoririle în care sunt probabil să se angajeze includ răspunsul la întrebări, gestionarea reclamațiilor și asistarea clienților în procesele de check-in.
O persoană care caută acest tip de muncă poate găsi un loc de muncă la o gamă largă de angajatori. Acestea includ stațiuni, companii aeriene și cazinouri. Deși aceste poziții pot fi disponibile pe scară largă, responsabilitățile pot fi foarte inconsecvente chiar și în cadrul aceleiași industrii.
Atribuțiile unui reprezentant al serviciului pentru oaspeți sunt în general afectate de mai mulți factori. Pentru început, industria în care este angajată o astfel de persoană va determina ce face ea. Celelalte tipuri de personal angajat de o afacere pot afecta dacă anumite responsabilități revin sau nu asupra acestei persoane.
În ciuda tuturor celorlalți factori, una dintre responsabilitățile principale ale unui reprezentant al serviciului pentru oaspeți este, în general, de a oferi percepții pozitive despre afacerea pentru care este angajat și de a ajuta la menținerea acestor percepții. Oaspeții unei unități și potențialii oaspeți se familiarizează adesea cu o persoană în această poziție înainte de a intra în contact cu oricine altcineva afiliat unității. În unele cazuri, numai prin intermediul reprezentantului serviciului pentru oaspeți oamenii se familiarizează cu o facilitate. Înainte de acest contact, o persoană poate avea o idee mică sau deloc despre o afacere, ce oferă aceasta sau beneficiul de a deveni client.
Deoarece unei persoane în această poziție i se cere adesea să facă ceea ce este necesar pentru a-i face pe plac unui client, ea se poate trezi că acționează în calitatea altora chiar și atunci când posturile sunt ocupate. De exemplu, deși o afacere poate avea un agent de vânzări sau un departament de vânzări, este obișnuit ca reprezentantul serviciului pentru oaspeți să joace un anumit rol în vânzarea afacerii. Acest lucru ar putea fi prin convingerea clienților să nu anuleze rezervările sau prin încurajarea persoanelor care fac întrebări să utilizeze un serviciu. Reprezentanții au adesea autoritatea de a oferi stimulente și de a face tranzacții care îi vor încuraja pe oameni să devină clienți sau patroni pe termen lung.
Un reprezentant al serviciului pentru oaspeți trebuie, în general, să aibă abilități excelente de comunicare. Acest job tinde să implice o cantitate semnificativă de interacțiune cu oamenii. Unii pot fi găsiți staționați la birouri de asistență sau interacționând în alt mod cu patronii unei afaceri. Unii, însă, nu au roluri interactive față în față cu clienți sau potențiali clienți. În schimb, ei pot comunica strict prin telefon sau e-mail.
Alte îndatoriri comune pentru acest tip de reprezentant includ să ajute oamenii cu procesele de check-in și să se asigure că serviciul pe care îl primesc corespunde așteptărilor lor. Aceste persoane pot fi responsabile pentru modificarea rezervărilor sau pentru a se asigura că evenimentele speciale sunt organizate corespunzător. În unele cazuri, reprezentantul serviciului pentru oaspeți este cel care menține fișierele clienților care sunt folosite pentru a se asigura că clienții primesc servicii excelente de fiecare dată când patronează o afacere.