Recepționerii școlii sunt profesioniști care sprijină administratorii într-un mediu educațional, îndeplinind o gamă largă de sarcini de birou și oferind servicii pentru clienți. Aceste persoane trebuie să fie deschise și să posede abilități puternice de comunicare scrisă și verbală, pe lângă diplome de liceu sau certificări echivalente. O persoană care lucrează ca recepționer școlar are datoria de a răspunde nevoilor publicului, precum și de a gestiona documentele scrise ale organizației sale. El sau ea este, de asemenea, responsabil pentru utilizarea adecvată a tehnologiilor de birou și pentru a rămâne la curent cu practicile corporației școlare.
O datorie principală a unui recepționer școlar este să răspundă nevoilor membrilor publicului. De exemplu, el sau ea furnizează informații părinților sau elevilor care vizitează biroul școlii și îi direcționează către personalul sau locațiile adecvate, după caz. Acest tip de persoană răspunde și la apelurile telefonice, transferând apelanții către alți angajați sau funcționari, după caz. În consecință, el sau ea trebuie să aibă abilități puternice de serviciu pentru clienți și să folosească regulat eticheta adecvată la telefon. Uneori, el sau ea ar putea fi nevoit să aranjeze ca temele să fie trimise acasă elevilor absenți sau să țină evidența apelurilor de absență de la elevi și părinți.
Ținerea evidenței documentelor unei instituții constituie o altă sarcină importantă într-un post de muncă în acest domeniu. O persoană care este interesată să devină recepționer de școală trebuie să fie organizată pentru a obține date, a menține înregistrările școlare și a distribui corespondența angajaților biroului rapid și precis. El sau ea ar putea fi, de asemenea, responsabil pentru depunerea planurilor de lecții ale profesorilor și de păstrarea unei evidențe a absențelor membrilor facultății, în plus față de alte înregistrări.
Cineva care lucrează în acest domeniu de carieră trebuie, în plus, să folosească tehnologiile de birou. El sau ea ar trebui să știe cum să opereze echipamente de birou, cum ar fi mașini de fax sau copiatoare, precum și să folosească software de prezență și software de procesare a textului computerizat pentru a redacta corespondența și rapoartele pentru conducătorii școlii. Din acest motiv, un recepționer școlar trebuie să aibă abilități solide de dactilografiere.
Este necesar să fiți la curent cu politicile unui district școlar atunci când lucrați în această industrie. Un profesionist din acest domeniu profesional trebuie să fie la curent cu reglementările de sănătate și siguranță ale instituției sale pentru a se asigura că lucrează în siguranță și menține siguranța altor studenți și oaspeți. Păstrarea cunoștințelor sale despre tehnologiile de afaceri, precum și tehnicile de îndeplinire a sarcinilor, cum ar fi dosarul, cât mai la zi, este, în plus, necesară pentru o persoană care lucrează ca recepționer la școală. El sau ea trebuie să poată instrui noii angajați și cu privire la orice protocoale și proceduri noi.