Un specialist în procese de afaceri evaluează eficacitatea proceselor de afaceri și oferă sugestii de îmbunătățire. Îmbunătățirile pot cuprinde scenarii la nivel de companie sau probleme specifice la nivel de angajat. Fie la scară mare sau mică, se așteaptă ca îmbunătățirile proceselor să crească profitul companiei. Pentru a îndeplini acest scop principal, acești specialiști sunt calificați în analiza, cuantificarea și măsurarea în alt mod a productivității.
Îmbunătățirile sunt necesare atunci când există o slăbiciune a procesului, o întrerupere a lanțului. Veriga slabă înseamnă timp pierdut sau resurse. Slăbiciunea procesului nu este însă singura situație care necesită un expert. Atunci când nevoile clienților se schimbă, un specialist poate ajuta compania să își schimbe procesele pentru a se potrivi cu profilul clientului în evoluție.
Pentru a evalua procesele de afaceri, specialistul în procese de afaceri adună informații semnificative de la angajații companiei la mai multe niveluri – de la proprietarii de afaceri la manageri de mijloc până la angajații entry-level. După documentare și cuantificare, specialistul determină care componente ale procesului prezintă o productivitate mai mică decât cea dorită. Specialistul definește apoi problemele specifice care trebuie abordate.
Descoperirea zonelor cu probleme ale companiei este doar o parte a muncii. Specialistul trebuie apoi să proiecteze o metodă de rezolvare a problemelor. Acest lucru necesită adesea cunoștințe despre tehnologie sau informații specifice legate de industrie.
În funcție de companie, specialistului în procese de afaceri i se poate cere să facă mai mult decât să evalueze și să ofere soluții. Unele companii solicită specialistului să implementeze soluțiile – o solicitare care necesită de obicei abilități tehnice și de management de proiect. În plus, specialistului i se poate cere să efectueze testarea noului proces pentru a asigura implementarea cu succes a acestuia.
Unele companii solicită specialistului în procese de afaceri să participe la instruirea angajaților pentru a utiliza eficient noile soluții. Instruirea poate include dezvoltarea materialelor de instruire și comunicarea informațiilor de instruire în sala de clasă sau sesiuni de instruire online. Aceasta este o modalitate de a vă asigura că toată lumea primește același mesaj în cadrul aceluiași antrenament.
Specialiștii în procese de afaceri nu sunt întotdeauna angajați interni; pot fi consultanti. Îmbunătățirea procesului de externalizare nu este neobișnuită. Orice companie care oferă analiza proceselor de afaceri și implementarea soluțiilor ar trebui să aibă cu siguranță o înțelegere fermă a managementului cunoștințelor și a tehnologiei informației, cum ar fi ciclurile de viață și metodologiile.
Specialistul în procese de afaceri este cel mai bine echipat cu un set de abilități care include planificarea strategică, rezolvarea problemelor, analiza fluxului de lucru, proiectarea proceselor, managementul proiectelor, conducerea echipei, managementul relațiilor, comunicarea, colaborarea, documentarea, cuantificarea și analiza. Un specialist nu este întotdeauna necesar să aibă o diplomă de master în administrarea afacerilor (MBA), dar pregătirea în afaceri și experiența interfuncțională ar trebui să fie de ajutor.