Alegerea celor mai bune materiale de conferință poate face ca un eveniment să fie și mai de succes. Atunci când există organizare pe parcursul unui atelier sau al unei alte prezentări live, vorbitorii și membrii publicului sunt mai capabili să se relaxeze și să primească informațiile furnizate. Pentru a alege cele mai bune materiale de conferință, luați în considerare dimensiunea audienței și formatul în care sunt prezentate informațiile. Calitatea materialelor folosite este relativă, dar și mai important este că cel mai util conținut este împărtășit în materialele conferinței.
Oferirea participanților cu o agendă este o modalitate informativă și prietenoasă de a sublinia ceea ce se va întâmpla și ordinea în care vor avea loc evenimentele la o conferință. Aceste materiale de conferință pot fi pamflete sau documente dintr-un folder care sunt distribuite atunci când participanții intră într-o sală sau eventual deja poziționate pe locurile sau mesele unde vor fi așezați participanții. Cel mai bun tip de materiale pentru agendă de selectat poate fi o decizie financiară. De exemplu, dacă participanții s-au înscris sau nu, poate elimina greșeala de a supracomanda sau de a avea provizii insuficiente în ziua evenimentului.
Prezentatorii unei conferințe ar trebui să ofere acces la orice materiale utilizate în timpul unei sesiuni. Chiar dacă diapozitivele sau prezentările PowerPoint sunt folosite de un prezentator, participanții ar putea fi capabili să se concentreze mai bine știind că numerele și alte informații vor fi disponibile mai târziu. În caz contrar, participanții pot fi distrași prin luarea de note.
De obicei, este o idee bună să includeți biografiile vorbitorilor ca parte a materialelor conferinței. Acest lucru nu numai că are potențialul de a adăuga credibilitate listei de prezentatori, dar oferă și participanților o modalitate de a contacta eventual vorbitorii în viitor. Este posibil ca organizarea unei conferințe să fie legată de investiții. În cazul în care participanții caută capital de investiții pentru a dezvolta o afacere, prezentatorii ar putea oferi tipul de sprijin de care acești antreprenori au nevoie. Deși crearea de rețele și schimbul de cărți de vizită au loc în cadrul conferințelor, aglomerația mare poate îngreuna uneori stabilirea contactelor dorite, iar biografiile tipărite cu detalii de contact poate fi de ajutor.
Sponsorul unei conferințe ar putea dori să ia în considerare distribuirea unui anumit tip de articol, cum ar fi o unitate flash sau o lanternă, care are sigla sau marca organizatorului. Aceasta este o modalitate prin care participanții își amintesc sponsorul la o dată ulterioară. Este, de asemenea, o formă de marketing, deoarece persoanele din afara conferinței pot întâlni aceste articole și marca.