Foarte puține organizații moderne de orice dimensiune se pot aștepta să aibă succes în mod constant fără o atenție deosebită planificării, în special în domeniul resurselor umane (HR). O întreprindere poate folosi planificarea resurselor umane pentru a ajuta la recrutarea și formarea forței de muncă și pentru a dezvolta strategii de reținere pentru a proteja forța de muncă de atacurile concurenților. Planificarea resurselor umane poate dezvolta și strategii de succesiune cuprinzătoare, asigurându-se împotriva posturilor vacante – așteptate sau nu – în pozițiile cheie.
Înțelegerea tradițională a funcției de resurse umane a unei întreprinderi este că aceasta gestionează procesul de recrutare și se ocupă de detaliile administrative legate de angajarea lucrătorilor, cum ar fi pregătirea statului de plată, verificarea faptului că taxele de salarii și primele de asigurare sunt plătite la timp și așa mai departe. Toate aceste funcții sunt îndeplinite cel mai bine într-un mediu în care planificarea este un aspect fundamental al vieții organizaționale. Chiar și lucruri atât de simple, cum ar fi reorganizarea fluxului de lucru pentru a găzdui vacanțele, de exemplu, sunt cel mai bine realizate printr-o planificare adecvată. Unul dintre principalele avantaje ale planificării resurselor umane este, prin urmare, stabilirea unei rutine pentru îndeplinirea tuturor sarcinilor identificate și a planurilor de urgență pentru a aborda întreruperile așteptate și neașteptate.
Gestionarea fără probleme a forței de muncă a unei organizații este un alt avantaj al planificării resurselor umane. Când sunt planificate creșteri ale nivelurilor de producție în mediile de producție, de exemplu, includerea funcției HR în acele sesiuni de planificare va asigura că există o ofertă suficientă de forță de muncă. În cazul în care circumstanțele impun o reducere a forței de muncă, planificarea adecvată a reducerii poate limita impactul negativ asupra moralului muncitorilor rămași și a producției în urma reducerilor.
Totuși, managementul forței de muncă nu se limitează la recrutare și reducere. Există multe domenii diferite în care forța de muncă trebuie să fie instruită, de la concepte esențiale de sănătate și siguranță, până la specificul locurilor de muncă care le sunt atribuite. Mulți lucrători trebuie să fie certificați pentru a-și face treaba, iar certificarea trebuie să fie la zi cu educația continuă. În plus, multe organizații iau, de asemenea, inițiativa de a-și instrui echipele de management în probleme de actualitate, cum ar fi evitarea hărțuirii ilegale la locul de muncă. Menținerea la zi a pregătirii lucrătorilor și a managementului este un alt avantaj al planificării resurselor umane.
Multe organizații se bazează pe conducerea unor manageri și directori cu înaltă experiență într-o serie de domenii critice, dar nu au niciun plan în vigoare pentru plecarea acestor lideri. Este un fapt că nimeni nu este de neînlocuit; unele sunt însă mai greu de înlocuit. Planificarea succesiunii înseamnă a avea o strategie pregătită pentru a fi implementată în cazul în care orice lider cheie trebuie înlocuit. Acest lucru nu se limitează doar la căutarea unui înlocuitor adecvat, ci include identificarea responsabilităților fiecărui lider-cheie și asigurarea finalizării acestora în timp ce înlocuitorul este căutat. Așadar, menținerea funcționării corecte a organizației atunci când un lider cheie pleacă este un alt avantaj al planificării resurselor umane.