Un apel conferință poate fi puțin mai dificil de executat decât o întâlnire tipică într-o sală de conferințe; nu există interacțiuni față în față, nu există indicii vizuale de citit și nicio modalitate de a ști cine vorbește în afară de recunoașterea vocii. Atunci când participați la un apel conferință, este, prin urmare, necesar să exercitați o etichetă adecvată pentru apelul conferință, care implică totul, de la locul în care se așează atunci când se preia apelul până la cum să se adreseze altor participanți la apel. Acordarea unei atenții sporite etichetei adecvate pentru apelurile de conferință poate ajuta apelantul să evite pașii greșiți jenanți și, în schimb, poate ajuta la desfășurarea unei întâlniri fără probleme și eficiente.
Organizatorul apelului ar trebui să înceapă întâlnirea la timp și cu prezentări pe tot parcursul. Eticheta apelului în conferință impune ca fiecare persoană la apel să fie recunoscută și prezentată, astfel încât toți participanții să fie familiarizați între ei și să se poată auzi. Poate fi util să trimiteți prin e-mail sau să distribuiți în alt mod o agendă a întâlnirii tuturor participanților, cu numele tuturor celor care participă la apel. Întâlnirea ar trebui să înceapă la timp. O conferință telefonică, cu alte cuvinte, ar trebui să fie desfășurată la fel de profesional ca o întâlnire față în față, iar organizatorii ar trebui să fie la fel de bine pregătiți ca și în persoană.
Aderarea la eticheta apelurilor în conferință în ceea ce privește zgomotul de fundal este poate cel mai important aspect al apelului în sine. Ar trebui să evitați să vorbiți la telefonul mobil, deoarece recepția poate cauza o problemă de claritate și poate capta zgomotele de fond care distrag atenția. Fiecare apelant ar trebui să participe la apel dintr-o cameră liniștită, cu puține sau deloc distrageri. Dacă primiți apelul acasă, trebuie să vă asigurați că nu va fi întrerupt de membrii familiei, animalele de companie sau alte interacțiuni și zgomote care distrag atenția. Astfel de zgomote pot distrage atenția tuturor participanților și împiedică întâlnirea să progreseze. Evitați, de asemenea, să creați zgomote inutile, cum ar fi lovirea unui creion, mestecatul alimentelor sau deplasarea în scaune zgomotoase.
Deoarece nimeni din apelul de conferință nu se va vedea, eticheta apelului de conferință impune ca fiecare vorbitor să se identifice înainte de a vorbi. Acest lucru evită confuzia în rândul grupului de apelanți și permite fiecărui participant să ia note precise despre ceea ce a fost spus și de către cine. O voce aleatoare care vorbește fără identificare poate fi neliniștitoare și confuză pentru ceilalți vorbitori, iar identificarea personală într-un apel conferință este asemănător cu stabilirea contactului vizual în timpul unei întâlniri față în față.