Majoritatea organizațiilor care utilizează servicii de conferințe audio aleg să angajeze serviciile unui furnizor de apeluri de conferință de încredere. De obicei, există o rată fixă pe minut per conexiune la conferință, care este facturată către inițiatorul apelului. Cu toate acestea, există o altă opțiune care poate fi de mare ajutor pentru organizațiile non-profit și companiile care nu sunt capabile să bugeteze mulți bani pentru serviciile de teleconferință. Această opțiune este un serviciu de teleconferință gratuit. Cu un apel conferință gratuit, nu există taxe facturate clientului pentru conferință, deci nu există nicio factură de plătit. Iată câteva informații despre cum funcționează conferința gratuită și când serviciul poate fi o opțiune viabilă.
La ora selectată de inițiator, participanții și gazda apelează la bridge-ul conferinței și introduc o parolă prestabilită atunci când sunt solicitați de un mesaj automat. Toți cei care introduc codul de acces sunt direcționați către un apel conferință securizat, în care toate părțile sunt libere să interacționeze verbal între ele. Nu există niciun salut sau intervenție a operatorului. Procesul pentru apelul conferință gratuit este complet automatizat.
Primul lucru de înțeles despre apelul conferință gratuit este că nu este complet gratuit. Fiecare participant va suporta costul efectuării unui apel la distanță pentru a se conecta la bridge-ul conferinței. Taxele nu vor apărea pe o factură emisă de furnizorul de teleconferință gratuită, ci ca o taxă pentru minutele generate pe factura de telefon individuală a fiecărui participant, costul fiind în funcție de tipul de plan de lungă distanță pe care îl are în vigoare. Termenul conferinței gratuite se bazează pe faptul că furnizorul de teleconferințe nu percepe taxe de configurare și nici nu emite taxe pentru utilizarea liniilor lor. Procesul este strict o conexiune într-un apel conferință cu taxă, de fapt o serie de apeluri la distanță lungă care se încheie toate într-o conferință comună.
Furnizorii de apeluri de conferință gratuite pot oferi acest tip de serviciu din două motive. În primul rând, sursa lor de venit este cantitatea de trafic care este generată pe trunchiurile sau liniile care se termină pe podurile lor de conferințe. În fiecare minut în care cineva folosește una dintre liniile sale pentru o întâlnire, realizează venituri. În al doilea rând, serviciile de teleconferință gratuite necesită foarte puține echipamente și personal. Aceasta înseamnă un cost de operare foarte scăzut, care poate fi ușor acoperit prin utilizarea consecventă a instalațiilor lor.
Desigur, există modalități de a face apelul conferință gratuit complet gratuit. O metodă este să folosiți un telefon mobil pentru a apela la întâlnire. Dacă în mod normal nu utilizați banca permisă de minute de telefon mobil în perioada de facturare, costul participării la apelul de conferință gratuit este într-adevăr gratuit. În plus, dacă planul de distanță lungă pentru serviciul dumneavoastră fix include o taxă lunară fixă pentru distanțe lungi nelimitate, nu veți plăti nimic în plus pentru a participa la o conferință telefonică gratuită.
Serviciile de teleconferință gratuite au unele dezavantaje. De exemplu, liniile sunt disponibile pe principiul primul venit, primul servit. Dacă aveți un număr mare de participanți care trebuie să se adune pentru o teleconferință, nu există nicio garanție că vor fi suficiente linii în timpul orelor normale de lucru. De asemenea, de obicei nu există opțiunea de a obține asistență de la un operator în cazul unui zgomot de fond sau al altor perturbări în timpul conferinței telefonice gratuite. Însă, pentru o organizație care are nevoie doar de o jumătate de duzină de linii în timpul orelor de vârf, un serviciu de teleconferință gratuit poate funcționa foarte bine și poate ajuta la menținerea bugetului intact în același timp.