Un document de orientare este un tip de publicație oficială care oferă instrucțiuni și sugestii pe care cititorii le pot folosi în timp ce se angajează în sarcinile legate de acel document anume. Entitățile guvernamentale publică adesea documente de acest tip pentru a ajuta persoanele și întreprinderile să respecte reglementările care sunt emise de agențiile de reglementare, oferind informații valoroase într-un format organizat. Alături de agențiile guvernamentale, companiile emit uneori și documente de orientare care ajută la gestionarea unui proiect sau la funcționarea unei sucursale a unei companii care este stabilită într-o locație internațională.
Deși nu există un format universal pentru un document de orientare, există anumite elemente incluse în aproape fiecare publicație de acest tip. Documentele vor include în mod normal o introducere care oferă cititorului câteva informații despre subiectul abordat în secțiunile ulterioare. Nu este neobișnuit ca introducerea să sublinieze și motivele pregătirii documentului de îndrumare și să ofere o imagine de ansamblu asupra obiectivelor pe care editorul le are în ceea ce privește valoarea pentru cititori.
Odată cu introducerea, un document de orientare va fi în mod normal structurat într-o serie de capitole care abordează probleme cheie legate de subiectul respectiv. Fiecare subiect este discutat în detaliu, inclusiv informații despre posibilele utilizări, orice legi sau reglementări care trebuie reținute ca parte a utilizării respective și ce tip de penalități pot fi suportate ca urmare a nerespectării. Ideea este de a oferi cititorilor o modalitate rapidă și ușoară de a găsi informațiile relevante pentru o activitate propusă și de a utiliza acele date pentru a structura activitatea într-o manieră care să îndeplinească toate cerințele legale existente în prezent.
Nu este neobișnuit ca un document de orientare să includă o secțiune de întrebări și răspunsuri, precum și un glosar de termeni. Secțiunea Întrebări și răspunsuri va acoperi scenarii care sunt întâlnite în mod obișnuit atunci când se încearcă îndeplinirea sarcinilor relevante pentru subiectul documentului, indicând modalități de a gestiona sarcinile și de a rămâne în armonie cu siguranța și alte standarde guvernamentale. Includerea unui glosar de termeni poate ajuta cititorii să găsească rapid o definiție a expresiilor și a termenilor care sunt utilizați în corpul principal al documentului de orientare, facilitând înțelegerea contextului informațiilor furnizate.
În funcție de subiectul documentului de orientare, publicația poate fi oarecum scurtă și simplistă sau poate include un număr mare de pagini care conțin text, ilustrații și orice altceva poate fi necesar pentru a explora un subiect oarecum complex. Agențiile guvernamentale furnizează adesea aceste documente companiilor fie gratuit, fie pentru o mică taxă. Fiind o resursă unică, care conține date relevante pentru situații specifice, un document de orientare poate ajuta companiile să evite nerespectarea reglementărilor guvernamentale și să prevină necesitatea de a face modificări costisitoare la o operațiune comercială ca urmare a acelei neconformități.