Adesea, atunci când un document este oferit cuiva, persoana care oferă documentul are nevoie să țină o evidență a schimbului sau trebuie să asigure dovada că documentul a fost dat destinatarului. Din aceste motive, precum și altele, o chitanță de document este adesea creată și trebuie să fie semnată de destinatar. Deși nu există un formular standard pentru primirea unui document, majoritatea includ numele documentului, data și ora oferite destinatarului și semnătura persoanei care a acceptat primirea documentului.
Deși există și alte metode pentru a asigura sau dovedi că un document a fost primit, cum ar fi trimiterea documentului prin poștă certificată sau recomandată, în unele cazuri, acele metode nu sunt practice sau preferate. În absența unui card sau a unei chitanțe oficiale de semnatar, cum ar fi chitanța de retur pentru o scrisoare sau un pachet certificat, poate fi utilizată o chitanță de document. De exemplu, dacă se folosește un serviciu de curierat privat sau un document este livrat manual, este posibil să nu existe dovada livrării fără primirea documentului.
Utilizarea unei chitanțe de document este folosită cel mai adesea pentru documentele legale; cu toate acestea, o chitanță de document poate fi utilizată pentru orice tip de document. În domeniul juridic, o modificare de ultimă oră a unui document poate fi necesar să fie livrată unui client sau o moțiune de urgență depusă la o instanță fără luxul de a aștepta un serviciu tradițional de corespondență. Adesea, chiar și corespondența peste noapte nu va duce documentul la destinație la timp. În consecință, se poate folosi un serviciu de curierat privat sau documentul poate fi livrat personal. Poate fi necesară o înregistrare a livrării în cazul unei dispute cu privire la primire la o dată ulterioară.
Industria imobiliară este un alt domeniu în care o chitanță de document poate fi folosită frecvent. Ofertele de cumpărare sunt în general sensibile la timp. Deși o ofertă poate fi trimisă prin fax către un vânzător, dacă oferta este acceptată, părțile doresc, de obicei, o copie originală, semnată cât mai curând posibil, ceea ce impune necesitatea utilizării unei metode de livrare rapidă, cum ar fi un serviciu de curierat privat. . Dovada primirii este apoi realizată prin utilizarea unui document de primire.
O chitanță de document poate fi elaborată sau atât de simplă pe cât dorește partea care o folosește. De regulă, acesta va conține numele și o scurtă descriere a documentului care se livrează, numărul de pagini, data și ora și va avea un spațiu pentru numele și semnătura persoanei care acceptă primirea documentului. Chitanța nu numai că servește ca înregistrare pentru persoana care a oferit documentul, dar poate fi solicitată și în cazul în care există o dispută sau un litigiu în viitor cu privire la momentul sau chiar dacă documentul a fost primit.