Externalizarea proceselor de afaceri de achiziții (BPO) transferă toate sau unele dintre sarcinile asociate cu verificarea, securizarea și gestionarea vânzătorilor care furnizează materiile prime necesare pentru fabricarea produselor unei afaceri către o companie terță. Companiile care își externalizează departamentele de achiziții speră să realizeze economii de costuri și o productivitate crescută prin angajarea de specialiști funcționali care să se ocupe de sarcinile îndeplinite de obicei de angajați și realocând resursele de afaceri către operațiunile de bază. Companiile de consultanță care oferă BPO de achiziții își asumă responsabilitatea principală a departamentului și operează pe piață în numele afacerii client.
Externalizarea a atins noi culmi de popularitate deoarece progresele tehnologice și accesul la Internet au deschis piețele muncii în țări cu praguri salariale mult mai mici decât pe piețele mature ale muncii, cum ar fi în SUA și Marea Britanie. Companiile experimentează în mod constant noi tipuri de proiecte de outsourcing într-un efort de a economisi bani. BPO de achiziții este o consecință a acestei popularități de externalizare și transferă controlul unui proces operațional important unei companii externe.
Într-o afacere obișnuită, departamentul intern de achiziții este alcătuit din agenți de aprovizionare și achiziții, manageri de relații, analiști de costuri și alți angajați care sunt responsabili pentru interacțiunea cu furnizorii externi care furnizează componentele pe care compania le folosește pentru a-și realiza produsele. Acest departament funcționează ca parte integrantă a operațiunilor de afaceri, dar nu este implicat în fabricarea directă a produselor sau furnizarea de servicii. Atunci când managerii de afaceri caută modalități de a crește eficiența și de a reduce costurile, achizițiile sunt adesea văzute ca un domeniu adecvat pentru externalizare din cauza naturii sale administrative.
Firmele specializate în achiziții BPO fie își asumă responsabilitatea pentru întregul departament, fie pentru o componentă cheie a procesului de achiziții. Scopul lucrării la front-end include de obicei determinarea celui mai bun loc pentru a obține materiile prime necesare, evaluarea potențialilor furnizori, alegerea în cunoștință de cauză cu privire la cel mai bun furnizor pentru job, negocierea prețurilor și atribuirea contractelor. Pe partea din spate, consultantul BPO se ocupă de relația continuă cu furnizorii și dezvoltă un sistem de evaluare a performanței.
Există o serie de companii de tehnologie care oferă soluții software pentru a ajuta la gestionarea procesului de achiziție. Deși în unele cazuri sarcinile de achiziție sunt transferate companiei de tehnologie prin integrarea sistemului software, aceasta nu este considerată BPO de achiziții. Externalizarea transferă responsabilitatea completă pentru un proces de afaceri către o terță companie. Furnizorul BPO are control operațional asupra produsului de lucru al departamentului externalizat și funcționează ca agent al afacerii client. Această relație este mult mai extinsă decât ceea ce există prin implementarea unei soluții software.