Elaborarea unui buget IT poate dura mai mult timp și gândire decât alte elemente din planul dvs. fiscal pentru anul următor. În timp ce unele costuri sunt fixe, multe vor trebui estimate. De exemplu, cheltuielile precum accesul la internet sunt ușor de bugetat, deoarece probabil veți avea o rată fixă blocată. Costurile de reparație și întreținere trebuie adesea estimate, deoarece nu știți niciodată ce echipament se va defecta sau va avea nevoie de un upgrade. . Planificați să petreceți timp suplimentar pentru bugetul IT, deoarece poate ajuta la prevenirea oricăror surprize neplăcute în următoarele trimestre.
Cele mai simple elemente din bugetul dumneavoastră IT sunt costurile fixe. Acestea sunt toate articolele la care cunoașteți prețul și pe care le puteți găsi o cifră aproape exactă. Articolele cu costuri fixe includ adesea servicii de telefon, Internet și fax. Dacă aveți un site web, vă veți putea da seama de taxele de găzduire a domeniului dvs. pentru anul viitor. Apoi, veți dori să aflați cele mai scumpe articole din bugetul dvs. IT. Încercați să determinați dacă veți avea nevoie de noi computere, servere de rețea sau alte upgrade-uri de tehnologie. Asigurați-vă că includeți toate actualizările de tehnologie la care vă așteptați, precum și actualizările de software. Dacă trebuie să angajați un specialist pentru a instala oricare dintre noile upgrade-uri, includeți fonduri adecvate pentru job.
Întreținerea și reparația este o altă fațetă importantă în bugetele IT. Deși nu poți prezice când o piesă de tehnologie se va defecta, poți fi sigur că se va întâmpla la un moment dat în ciclul său de viață. Asigurați-vă că greșiți din partea prudenței atunci când vine vorba de costurile de întreținere și reparații în bugetul dumneavoastră IT. Includeți numerar care va fi rezervat pentru a plăti piesele, precum și bani pentru a plăti salariul unui tehnician, dacă este necesar. Pentru fiecare articol pe care îl includeți în buget, priviți mai întâi costurile din anul fiscal precedent pentru a vă ajuta să faceți estimări mai bune.
Bugetul dumneavoastră IT ar trebui să includă și salariile oricărui angajați care lucrează la tehnologia informației pentru dvs. Dacă angajații s-au așteptat la creșteri de salariu, asigurați-vă că bugetați pentru asta. Dacă aveți un departament IT, poate fi necesar să contabilizați orele suplimentare, deoarece ar putea să nu fie convenabil să aveți upgrade-uri sau alte sarcini de întreținere efectuate în timpul orelor normale de lucru. Nu uitați să adăugați o pernă pentru orice mandat nou guvernamental, cum ar fi taxe suplimentare și costuri pentru asigurarea de sănătate.