Companiile folosesc termenul „inventar contabil” pentru a descrie cantitatea de stoc care ar trebui să fie la îndemână, conform înregistrărilor contabile ale companiei. Discrepanțele dintre inventarul contabil și inventarul real trebuie luate în considerare și rezolvate. Gestionarea stocurilor este o problemă majoră pentru multe companii și magazine mari, deoarece poate fi dificil să urmăriți și să controlați stocurile mari. Pentru magazinele de vânzare cu amănuntul, gestionarea stocurilor poate fi extrem de dificilă, datorită patronilor cu degete ușoare.
Cantitățile din inventarul contabil sunt stabilite cu ajutorul înregistrărilor contabile, care arată când stocul a fost cumpărat și vândut. Într-un magazin de vânzare cu amănuntul, aceste înregistrări contabile includ livrările primite de bunuri și vânzările zilnice prin registru. În depozite și angrosisti, inventarul de cărți poate fi uneori mai ușor de controlat, deoarece zona de stoc este închisă publicului, iar stocul tinde să se epuizeze în loturi mari, mai degrabă decât în achiziții individuale mici.
O varietate de programe software sunt concepute pentru a ajuta companiile să își urmărească inventarul de cărți. Pentru comercianții cu amănuntul, aceste programe sunt de obicei interfațate cu sistemele de puncte de vânzare pentru registre, programe de înregistrare a stocurilor pentru camerele de expediere și alte programe de gestionare a afacerilor. Fiecare articol care intră într-o afacere este verificat în programul de calculator, iar atunci când un articol părăsește compania, este verificat din nou. Un program software centralizat permite magazinelor să verifice instantaneu proviziile lor disponibile.
Cunoașterea cantității exacte de stoc la îndemână este importantă din mai multe motive. Inventarul de carte este folosit pentru a calcula valoarea unei afaceri, de exemplu. De asemenea, este folosit pentru a determina când lucrurile ar trebui reordonate și în ce cantitate. Angajații se bazează pe inventarul de carte pentru a le spune dacă ceva este în stoc sau nu, astfel încât să îl poată furniza clienților sau să îl comande astfel încât să devină disponibil. Contabililor, de obicei, le place să aibă și rapoarte de inventar precise, deoarece folosesc numerele de inventar și de vânzări în rapoartele lor financiare.
Multe companii au sisteme de reconciliere a inventarului de carte cu inventarul real. Unele magazine de vânzare cu amănuntul petrec câteva zile în fiecare an numărând manual în inventar, de exemplu. Sistemele mai sofisticate, cum ar fi etichetele RFID, pot fi, de asemenea, utilizate pentru a urmări mișcarea inventarului, în special în depozitele masive și centrele de expediere. De asemenea, angajații sunt încurajați să raporteze discrepanțe dacă le observă.