Un card de credit al companiei poate fi definit în mai multe moduri. Poate fi un card disponibil pentru utilizare pentru toți membrii companiei, în special companiile mici. Aceste carduri pot fi folosite ca mijloc principal de cumpărare a lucrurilor de zi cu zi. Alternativ, o companie poate emite un card de credit pentru câțiva angajați, în special pentru cei care trebuie să călătorească pentru afaceri și trebuie să plătească pentru cheltuielile acoperite de afacere pe parcurs.
Compania este responsabilă pentru plata facturilor pentru ambele tipuri de carduri de credit ale companiei, cu condiția ca utilizarea acestora să fie strict pentru cheltuielile de afaceri aprobate. Acest lucru poate crea unele probleme, iar oamenii trebuie să acorde atenție păstrării cu atenție a chitanțelor și a înregistrărilor atunci când folosesc cardurile. Un angajat poate fi responsabil pentru taxe care nu sunt cu adevărat cheltuieli de afaceri, iar achiziționarea de lucruri de pe card care într-adevăr nu sunt legate de afaceri poate fi cauza, în unele cazuri, de reziliere de la un loc de muncă.
Este adevărat că unii angajați vor abuza de un card de credit al companiei, dar cu avansuri în declarații detaliate, acest lucru este probabil să fie descoperit rapid. Uneori apare un abuz accidental. Când oamenii sunt obișnuiți să plătească pentru lucruri cu carduri, este foarte ușor să plătiți pentru lucruri cu cardul greșit. Dacă un angajat constată o achiziție accidentală cu cardul de credit al companiei, el sau ea ar trebui să informeze imediat angajatorii și să fie pregătit să despăgubească compania imediat.
O problemă mai complicată apare atunci când angajații cumpără lucruri care sunt cheltuieli legitime de afaceri, în același timp cum cumpără lucruri pentru uz personal. Din nou, păstrarea detaliată a chitanțelor este cheia pentru a vă asigura că compania nu cumpără lucruri care nu au legătură cu afacerea sa. O modalitate de a evita acest lucru este să solicitați tranzacții separate atunci când faceți o achiziție care include cheltuieli de afaceri și personale și apoi să utilizați cardul de credit al companiei și un card personal pentru a plăti aceste tranzacții.
Uneori, persoanele care au un card de credit al companiei emis în numele lor, se întreabă dacă ar putea profita de avantajele oferite cu cardul, cum ar fi mile de zbor frecvent. Decizia de a permite angajatului să folosească avantaje sau puncte cadou trebuie să apară angajatorului. Când acest lucru nu este clar, angajații ar trebui să verifice cu angajatorul înainte de a utiliza orice avantaje. Compania ar putea dori să le acumuleze pentru a oferi cadouri angajaților sau pentru a economisi bani în călătoriile cu avionul.
O modalitate de a evita utilizarea unui card de credit al companiei este crearea unei metode de rambursare a cheltuielilor de afaceri efectuate de angajați. Acest lucru implică și angajații să predea chitanțele, dar oferă companiilor mai puțină capacitate de a investiga acuzațiile. Mulți consideră că un card de credit al companiei oferă o mai mare comoditate decât metoda de primire/rambursare. Un alt avantaj al cardurilor de credit față de metoda de primire/rambursare este că angajații cu puțini bani sau credit personal disponibil nu vor fi plasați într-o situație jenantă în care nu pot acoperi cheltuielile legitime de afaceri.