Costul relevant este orice tip de cost care este supus modificării, în funcție de ce fel de decizie este luată. Considerată o funcție cheie în contabilitatea de gestiune, ideea din spatele acestui tip de definire a costurilor este de a determina modul în care bugetul va fi afectat dacă se urmărește un anumit curs de acțiune. Pentru a evalua corect situația, este necesar să se analizeze toate costurile curente și să se determine care s-ar schimba ca urmare a deciziei și care ar rămâne constante. Se spune că cele care se vor schimba sunt relevante pentru luarea în considerare a acelui curs de acțiune.
Evaluarea costului relevant nu este un proces deosebit de dificil. Tot ceea ce este necesar este să proiectăm lanțul de evenimente care vor avea loc în cazul în care ar fi întreprinsă o anumită acțiune. De exemplu, un restaurant care dorește să atragă mai mulți clienți pentru ora prânzului poate lua în considerare implementarea unei oferte speciale la prânz, care este disponibilă doar pentru câteva ore în fiecare zi. Înainte de a implementa efectiv această nouă ofertă, proprietarul va analiza îndeaproape ce tip de impact va avea proiectul asupra forței de muncă, bunurilor și utilităților.
Dacă se stabilește că numărul de servere de serviciu este suficient pentru a gestiona mulțimea mai mare de prânz, acel factor de cost nu este relevant, deoarece nu schimbă nimic față de ceea ce are deja loc. În cazul în care se stabilește că este nevoie de un muncitor suplimentar în bucătărie pentru a pregăti mâncarea în timpul prânzului, aceasta constituie o modificare a costurilor cu forța de muncă și ar fi considerat un cost relevant. Deoarece ar fi probabil nevoie de mai multe alimente pentru a gestiona clienții suplimentari la prânz, acest cost ar fi, de asemenea, relevant.
Același principiu general poate fi aplicat aproape oricărei decizii. Investitorii pot analiza ce ar însemna alegerea unei anumite scheme de investiții în ceea ce privește cheltuielile suplimentare sau cererea de timp și pot determina dacă efortul merită rezultatul așteptat. Negustorii pot decide dacă adăugarea unui anumit produs la articolele pe care le transportă este probabil să aibă ca rezultat o creștere a volumului vânzărilor care va compensa costul comandării acelui produs suplimentar. Înțelegerea a ceea ce se va schimba decizia în măsura în care starea normală a operațiunilor face întotdeauna mai ușor să se determine dacă decizia este în cele din urmă benefică sau este posibil să aibă un impact negativ.
Înțelegerea tipului și naturii unui cost relevant poate face mult mai ușoară utilizarea procesului contabil pentru a gestiona eficient cheltuielile, crescând astfel șansa de a obține un profit. În cazul în care valoarea costului relevant este atât de mare încât potențialul de a obține profit este mult diminuat, se poate determina că cursul de acțiune luat în considerare nu este viabil și este abandonat. Din această perspectivă, identificarea unui cost sau costuri relevante în orice situație dată nu numai că sporește potențialul de creștere a profiturilor, dar previne și deteriorarea nivelului actual al profitului.