O declarație de scop este un document scris pregătit de un manager de proiect la începutul oricărui proiect semnificativ de afaceri sau de construcție. Acest document trebuie împărtășit cu clientul, dacă este un loc de muncă din exterior, sau cu sponsorul, dacă proiectul este menit să fie realizat intern. Scopul principal al unei declarații de domeniu este de a oferi o descriere detaliată a obiectivelor proiectului, a pașilor făcuți pentru atingerea acestor obiective și a obstacolelor și costurilor asociate întregului proces. În acest fel, poate oferi un tip de listă de verificare care determină dacă proiectul a fost sau nu o întreprindere de succes odată ce este finalizat.
Sarcina unui manager de proiect este să acționeze ca un supraveghetor pentru toate aspectele disparate ale oricărui tip de proiect pentru care este angajată firma sa. În funcție de dimensiunea proiectului, aceasta poate fi o sarcină aparent copleșitoare fără un fel de declarație a scopurilor și obiectivelor care poate fi consultată în timpul procesului. O declarație de scop servește acestui scop și este importantă nu numai pentru un manager de proiect, ci și pentru clienții care au nevoie de munca efectuată.
Multe elemente ar trebui incluse într-o declarație de scop eficientă. Ar trebui mai întâi să identifice motivul pentru care acest proiect este întreprins, creând-o ca un fel de problemă pe care proiectul este menit să o remedieze. Aceasta ar trebui să fie urmată de orice produs pe care proiectul este menit să îl realizeze. Acest produs este în esență soluția la problema identificată în prima parte.
Din acel punct, declarația scopului ar trebui să fie mai detaliată în descrierile sale ale necesităților și realităților proiectului. Declarația ar trebui să ofere o imagine clară a ceea ce echipa managerului de proiect poate oferi procesului și a ceea ce nu este la îndemâna lor și, prin urmare, trebuie furnizat de alții. În acest fel, managerul poate stabili exact ce se poate aștepta de la lucrătorii săi în timpul proiectului.
O altă parte a declarației de aplicare ar trebui să fie dedicată costurilor, atât în ceea ce privește cât va costa proiectul, cât și, dacă este un fel de afacere, suma de bani pe care ar trebui să o genereze. La finalizarea proiectului, o consultare rapidă a declarației originale nu ar trebui să lase îndoieli dacă misiunea proiectului a fost îndeplinită sau nu. Acționează ca un fel de contract între managerul de proiect și client și, dacă este făcut corect, elimină orice incertitudine care poate fi dăunătoare ambelor părți.