Un audit de tipărire este de obicei efectuat de organizații mari în așteptarea unei cereri de servicii de tipărire pentru propunere sau reînnoire a contractului. Scopul principal al unui audit de tipărire este de a colecta valori privind utilizarea curentă a imprimantei, diferite metode de accesare a resurselor de imprimare și de a determina costurile operaționale totale asociate activităților de imprimare. Termenul de audit este asociat de obicei cu o revizuire financiară detaliată. Cu toate acestea, scopul principal al oricărui audit este ca profesioniștii imparțiali să colecteze informații și să furnizeze un raport oficial pentru a ajuta la luarea deciziilor la nivel executiv.
Sfera de aplicare a unui audit de tipărire trebuie să fie clar definită la începutul procesului pentru a asigura un răspuns viabil. Definirea unei funcții de imprimare sau a unei lucrări aferente este critică, deoarece ipotezele pot duce la concluzii greșite. De exemplu, un audit de tipărire poate include fotocopii, scanare electronică a documentelor și lucrări de imprimare sau o combinație a acestor opțiuni. În alte firme sau industrii, tipărirea poate include toți furnizorii externi de imprimare sau contracte pentru articole precum broșuri, pamflete și articole conexe.
Primul pas în orice audit de tipărire este colectarea valorilor de utilizare. Toate imprimantele au un contor de copiere, iar unitățile digitale stochează aceste informații electronic. Unele imprimante sunt cunoscute ca unități multifuncționale și au capacitatea de a imprima, scana și fotocopia. Valorile pentru fiecare dintre aceste sarcini sunt stocate separat. Unitățile care au atât opțiuni color, cât și alb-negru, de asemenea, separă aceste două sarcini pentru o mai mare acuratețe.
Un audit de tipărire cuprinzător trebuie să includă informații despre cum sunt accesate resursele de imprimare. Există adesea mai multe procese în cadrul aceleiași organizații, iar acest lucru se poate baza pe tipurile de servicii accesate. De exemplu, un birou modern are o imprimantă complet conectată în rețea, care este de obicei partajată de un grup de persoane. Alte facilități pot avea imprimante individuale situate la fiecare stație de lucru. Lucrările de imprimare mari sau cererile speciale pot fi trimise unei liste selectate de furnizori sau uneia selectate aleatoriu din agenda telefonică.
Costul total de operare pentru toate activitățile legate de tipărire este o parte esențială a oricărui audit de tipărire. Aceste informații trebuie să includă costurile fixe ale echipamentelor, consumabilele, serviciile de reparații, costurile de imprimare externă, energia electrică și cerințele de spațiu. Pentru majoritatea firmelor, costul total al activității de tipărire este destul de mare și este un loc minunat pentru a introduce măsuri de economisire a costurilor. La măsurarea costurilor totale de exploatare trebuie inclus și timpul personalului dedicat întreținerii și suportului acestor unități.