Auditurile vin în toate formele și formele. Oricum, indiferent de tip, auditurile sunt efectuate de personal de audit independent care examinează procesele și chitanțele, căutând tranzacții neautorizate și încercând să evite fraudele și greșelile. Pregătirea auditului este procesul de pregătire pentru o astfel de revizuire și este adesea legată de auditurile efectuate de firme de contabili publici autorizați (CPA). Acestea sunt audituri efectuate cel puțin o dată pe an pentru a asigura investitorilor, băncilor și altor părți interesate că situațiile financiare ale unei companii sunt prezentate corect, fără denaturări sau erori majore.
Auditorii urmează programe de audit, iar pregătirea auditului este de obicei recurentă, cu elemente similare din anii anteriori. Afacerile care trebuie auditate, cum ar fi companiile publice, primesc de obicei chestionare de audit sau liste care solicită programe și alte informații pertinente pentru a ajuta procesul de audit și pregătirea. Aceste programe sunt cunoscute în mod obișnuit ca documentație „pregătită de client” (PBC).
Membrii echipei de audit folosesc PBC-urile pentru a analiza situațiile financiare și pentru a testa cifrele. Ideea este să folosiți documentația din pregătirea auditului pentru a face procesul de audit mai rapid și mai ieftin. Cu cât documentația este mai bună, cu atât auditul ar trebui să fie mai fluid.
Un program de conturi de plăti este adesea parte a pregătirii auditului, care conține o listă detaliată a debitorilor, atât pe termen lung, cât și pe termen scurt, și cât este datorat fiecăruia. Totalurile din listă ar trebui să fie de acord cu ceea ce compania prezintă în situația financiară. Dacă o companie arată 1,000 USD ca conturi curente de plătit și 5,000 USD ca bancnote pe termen lung de plătit, de exemplu, aceste sume exacte ar trebui să fie în concordanță cu graficele contului de plătit.
Un alt program care face parte adesea din pregătirea auditului este o listă a conturilor de creanță. Această listă arată cine datorează afacerea și cât îi datorează, similar cu conturile de plătit. Ideea este aceeași: graficul conturilor de încasat ar trebui să fie de acord cu situațiile financiare în totaluri.
Reconciliările bancare sunt PBC populare și sunt adesea necesare pentru ultima lună a anului fiscal și luna următoare. Reconcilierea bancară descrie diferențele dintre soldul de numerar pe bănci și pe registre, ceea ce arată afacerea în situațiile sale financiare pentru numerar. Alte elemente populare în pregătirile de audit includ o listă a activelor fixe, amortizarea, listele de investiții și scrisorile de confirmare bancară, în care băncile confirmă soldurile de numerar și de investiții cu auditorii.
Multe companii, în special corporații și firme mai mari, înființează comitete de audit pentru a coordona și revizui pregătirea și procesul de audit. Comitetul de audit este adesea format din membri ai consiliului de administrație care au un interes în bunăstarea financiară a afacerii. Acești membri pot avea experiență în finanțe sau contabilitate.
Provocările pregătirii auditului sunt modificări ale numerelor de cont din cauza greșelilor sau ajustărilor făcute după pregătirea PBC-urilor. Când se întâmplă acest lucru, orarele și documentația trebuie modificate și ele. O altă provocare a pregătirii auditului este obținerea tuturor informațiilor adecvate pregătite în timp util. Această problemă poate fi minimizată prin utilizarea unui software financiar care oferă o raportare bună, eliminând nevoia de a compila liste separate pentru multe articole.