Întreprinderile și alte organizații, precum și persoanele care manipulează o cantitate mare de informații, au nevoie de sisteme de gestionare a documentelor pentru a înregistra, securiza, prelua și partaja aceste informații. Managementul documentelor este un sistem organizat care prelucrează, stochează și recuperează metodic documentele și datele din acestea. Pentru documente pe hârtie sau pe hârtie, procesul poate fi denumit pur și simplu sistem de arhivare.
Gestionarea documentelor este o versiune mai contemporană care implică de obicei producția electronică, stocarea și preluarea documentelor și a altor fișiere, oferind acces securizat celor care au autorizație. Pe lângă documentele tipice, cum ar fi fișierele text sau copiile scanate ale documentelor pe hârtie, gestionarea documentelor poate include și fișiere audio și video, e-mailuri, faxuri, rapoarte, fotografii, fonturi, grafice și alte imagini.
Software-ul de gestionare a documentelor a fost creat în efortul de a introduce birouri „fără hârtie”. În momentul în care și-au dat seama că acest model de afaceri era imposibil de perfecționat, modelele mai noi au început să integreze atât managementul documentelor pe hârtie, cât și cel electronic. Deoarece organizațiile prezintă nevoi diverse, sistemele de gestionare a documentelor sunt concepute special pentru a aborda anumite aspecte ale sortării și gestionării informațiilor.
Un exemplu este industria bancară. În zilele noastre, în loc să trimită cecuri anulate împreună cu extrasele bancare, băncile fac copii digitale în miniatură ale cecurilor și le imprimă după cum este necesar. Banca păstrează, de asemenea, o copie pentru evidențele sale. Verificările efective pot fi distruse sau păstrate într-o locație sigură pentru copii de siguranță în caz de funcționare defectuoasă a computerului sau date corupte.
Un alt exemplu bun sunt agențiile de publicitate. În loc să folosiți spațiu premium pentru a păstra storyboard-uri și materiale de prezentare, aceste articole pot fi transformate în date digitale. O întreagă campanie publicitară poate fi transformată în câteva fișiere sau foldere stocate pe computer, care ulterior pot fi accesate, distribuite sau tipărite la nevoie.
Managementul documentelor poate eficientiza în mod eficient orice mediu de birou. Prin clasificarea și stocarea convenabilă a informațiilor și făcându-le ușor accesibile, acest proces îi ajută pe angajați să lucreze mai eficient. Gestionarea documentelor economisește nu numai spațiu și timp, ci și bani. Deoarece este mult mai eficient decât sistemele de arhivare obișnuite, poate reduce, de asemenea, stresul la locul de muncă.