Achiziția RFP este procesul de emitere a unei cereri de propunere (RFP) pentru obținerea de oferte pentru achiziția de bunuri sau servicii. Procesul de achiziție al RFP este utilizat pe scară largă la nivel internațional ca vehicul adecvat pentru anumite tipuri de achiziții sau activități de achiziție. Deși valorile variază în funcție de firmă, achizițiile sau contractele peste o anumită valoare în dolari sunt gestionate printr-o cerere de propuneri. În funcție de industrie, achizițiile RFP sunt utilizate și pentru: proiecte de profil, proiecte cu valoare mare în dolari, contracte pentru un coș de bunuri sau servicii și pentru proiecte în care poate exista un conflict de interese.
Într-un proces RFP, clientul este responsabil pentru crearea documentului cu toate specificațiile, detaliile și termenele necesare. Aceste informații sunt apoi furnizate fie unei liste de furnizori potențiali verificate în prealabil, fie postate într-o rețea deschisă, astfel încât toți furnizorii să aibă acces la cerere. Furnizorii au un interval de timp specific în care să răspundă, împreună cu protocolul și procedurile privind atribuirea contractului.
În conformitate cu legea contractelor, procesul de cerere de propuneri este recunoscut ca o metodă corectă și echitabilă pentru colectarea răspunsurilor furnizorilor și atribuirea unui contract. Baza principală pentru această hotărâre se bazează pe transparența procesului. Clienții care atribuie contracte furnizorilor fără date justificative pe baza procesului de cerere de propuneri pot fi acționați în instanță civilă. Clientul are sarcina de a furniza documentația și dovada că procesul de atribuire a fost corect și echitabil. Nefurnizarea acestor informații justificative va duce la amenzi mari, plătibile furnizorului nereușit.
Proiectele de profil înalt sau cu valoare ridicată beneficiază de un proces RFP, deoarece încurajează furnizorii să ofere cea mai bună combinație de preț, calitate și servicii posibile. Procesul de luare a deciziilor este mai ușor, criteriile fiind clare, iar toți furnizorii sunt obligați să furnizeze aceleași informații. În plus, acest proces gestionează interacțiunea dintre personalul de vânzări și client, permițând ambelor părți să se concentreze asupra problemelor și cerințelor de bază.
Un contract pentru un coș de mărfuri este destul de complex. Această abordare este utilizată în mod obișnuit atunci când se selectează un furnizor pentru achiziții multifuncționale, și nu un anumit produs. De exemplu, contractele de furnituri de birou sunt atribuite pe baza unei combinații de preț, livrare și servicii. Pentru a compara prețurile în mod echitabil, răspunsul se bazează pe un anumit coș de mărfuri. Această focalizare oferă instrumentul necesar pentru a restrânge focalizarea la o valoare cuantificabilă.
Un conflict de interese poate apărea atunci când persoana responsabilă de achiziții sau grupul de utilizatori are legături personale cu firmele care furnizează acest serviciu sau produs. Utilizarea achizițiilor RFP permite companiei să mascheze numele respondenților, să adauge diferite persoane la comitetul de evaluare sau să folosească alt personal pentru a lua decizia. Aceasta este o modalitate excelentă de a evita litigiile costisitoare.