Când o companie decide să cumpere un articol sau un serviciu și dorește să solicite potențiali furnizori, ei scrie mai întâi o cerere de propunere (RFP). Cererea de propuneri stabilește criteriile pe care doresc să le abordeze furnizorii atunci când propun de ce ar trebui să fie angajați pentru acest loc de muncă. Este important să scrieți un RFP care să fie clar și să solicite toate informațiile necesare, prezentând în același timp compania într-o lumină pozitivă. O cerere de propuneri prost scrisă ar putea însemna că compania s-ar putea ajunge cu furnizori în principal necalificați sau slabi sau fără propuneri.
Primul pas pentru a scrie un RFP este, pur și simplu, să determinați de ce are exact nevoie compania. Deși sună destul de simplu, este de fapt pasul cel mai des ignorat de companii. Multe companii încep să scrie o cerere de propuneri fără să înțeleagă clar care sunt nevoile și dorințele lor și, în cele din urmă, ajung să ceară lucruri prea multe, prea puține sau contradictorii. Ar trebui solicitate contribuții de la toți cei implicați în proiectul afectat și ar trebui să se ajungă la un consens cu privire la ceea ce este de fapt necesar înainte de începerea cererii de propuneri.
Furnizorii vor trebui să știe exact ce anume aveți nevoie pentru a fi realizat și ce doriți pur și simplu să fie realizat. Multe companii fac greșeala atunci când scriu un RFP de a crea o listă de dorințe cu caracteristicile lor visate, dar folosesc cuvinte de nevoie precum trebuie și trebuie. Furnizorii care ar putea să nu poată îndeplini unul sau două dintre aceste criterii pot să nu trimită deloc o propunere dacă consideră că criteriile sunt absolut necesare. Este important să acordați atenție limbajului folosit, păstrând cuvintele necesare pentru atunci când sunt corecte și folosind un limbaj mai blând, cum ar fi dorința și opțional pentru caracteristicile preferate.
Înainte ca orice propunere să fie solicitată efectiv, este, de asemenea, o idee bună să știți cum va arăta propunerea ideală. Dacă există mai multe aspecte după care vor fi judecate propunerile, de exemplu dacă vor fi judecate după preț, promptitudine și densitatea caracteristicilor, aveți o idee cât de mult va fi cântărită din fiecare dintre aceste caracteristici. Aflați cum se va compara o propunere care oferă cel mai mic preț, dar un timp de așteptare lung, cu o propunere care este de două ori mai scumpă, dar durează jumătate din timp. Acest lucru va ajuta la reducerea confuziei și a stresului mai târziu în proces.
De fapt, să te așezi pentru a scrie un RFP poate fi o procedură destul de nedureroasă și rapidă odată ce au fost puse bazele. Introducerea ar trebui să stabilească doar motivul pentru care compania solicită propuneri și să ofere o privire de ansamblu asupra restului solicitării, inclusiv a criteriilor și a termenelor limită importante. RFP ar trebui apoi să acopere ce trebuie să aibă o propunere câștigătoare, urmat de caracteristicile dorite și criteriile de alegere a câștigătorului, mai ales dacă există criterii de selecție stabilite. În continuare, ar trebui să se acorde o cronologie care stabilește diverse date de referință și o dată finală scadentă. În cele din urmă, cererea de propunere ar trebui să le ofere solicitanților o idee despre ce se va întâmpla în continuare, inclusiv cât timp se pot aștepta să aștepte răspunsuri și dacă cei care nu au fost aleși se pot aștepta la un răspuns.