O cerere de propunere este o solicitare scrisă a unei firme cu scop sau non-profit sau a unui guvern către furnizorii de servicii și contractori, care îi avertizează că un cumpărător acceptă oferte pentru afaceri. Este un document formal, care prezintă cerințe specifice pentru un proiect sau serviciu și este pus la dispoziția potențialilor participanți la demers. O cerere de propunere (RFP), așa cum este și cunoscută, atrage părțile interesate care îndeplinesc anumite criterii de evaluare pentru a aplica pentru postul respectiv.
Întreprinderile sau un guvern pot emite o cerere de propunere din diferite motive. O cerere de propuneri poate fi emisă de un administrator al fondului de pensii care decide ce consilier de investiții să angajeze pentru a gestiona un portofoliu. O companie poate emite un RFP atunci când caută o firmă de consultanță care să o consilieze printr-un eveniment important al companiei, cum ar fi o consolidare. Un guvern poate emite un RFP pentru anumite proiecte, cum ar fi atunci când acceptă oferte de la contractori independenți din domeniul aerospațial și al apărării pentru mandate.
RFP ar trebui să rămână foarte specific, astfel încât să se aplice numai părțile calificate, iar formularul are de obicei mai multe pagini. Claritatea în cererea de propunere este esențială pentru ca obiectivele unei sarcini să fie transmise în mod clar și așteptările să fie îndeplinite. Dacă anumite aspecte ale documentului rămân neclare, furnizorul are dreptul de a solicita informații suplimentare. O cerere de propunere este o oportunitate pentru cumpărători și furnizori de a se familiariza între ei și de a se asigura de la început că ambele părți respectă aceleași criterii și termene limită.
Există adesea mai multe faze și straturi de documente legate de procesul extrem de competitiv de solicitare a propunerilor. Primul dintre acești pași este pre-solicitarea, în care numărul de participanți este eficientizat. După pre-screening, începe procesul de evaluare și sunt desemnate mai multe comitete care să ia în considerare lista scurtă de furnizori. Prețul este important în procesul de evaluare, deși nu este singurul criteriu folosit. Un cumpărător trebuie să găsească un furnizor care nu numai să se potrivească bugetului, dar care să completeze strategiile și obiectivele cumpărătorului.
În faza finală, o scrisoare de intenție și o scrisoare de atribuire sunt transmise câștigătorului, iar scrisorile de respingere sunt distribuite celorlalți solicitanți. Un contract este atribuit unui furnizor care îndeplinește cel mai bine bugetul și criteriile cumpărătorilor. Emitentul unei cereri de propunere ar trebui să implementeze datele de referință și termenele limită asociate cu fiecare fază a proiectului.