Un șablon de licitație este un format de document schiță utilizat de organizațiile care licita fie pentru a primi finanțare pentru un proiect, fie pentru a câștiga un proiect comercial. În unele cazuri, există un șablon de ofertă standard emis de organizație care ia în considerare ofertele rivale. În alte cazuri, ofertanții pot avea propriile șabloane utilizate pentru licitare în mai multe scenarii.
Cea mai simplă formă de șablon de ofertă este cea care este fie inclusă cu software-ul pentru documente de birou comercial, fie produsă independent. De obicei, acestea sunt pur și simplu contururi ale documentelor care includ majoritatea problemelor care sunt acoperite de o ofertă oficială. În unele cazuri, șablonul poate fi configurat pentru a funcționa cu o bază de date a companiei, astfel încât computerul să poată prelua și introduce automat informațiile relevante. Deși folosirea acestei forme de șablon poate fi o opțiune simplă și ușoară, în special pentru organizațiile care nu dispun de resurse, nu va transmite întotdeauna toate informațiile pe care organizația care licita o dorește să le furnizeze sau pe care organizația care ia în considerare ofertele dorește să le primească.
O altă opțiune este ca o organizație care efectuează mai multe licitații cu mai multe organizații să aibă propriul șablon de licitație. Acesta va fi o schiță de document standard accesibilă și utilizată de către întreg personalul. Avantajul major al acestui lucru este că le permite managerilor și departamentelor financiare să revizuiască ofertele înainte de a le aproba pentru depunere. De asemenea, se asigură că personalul mai puțin experimentat se asigură că include toate detaliile despre care compania consideră că sunt importante să le menționeze în oferte.
În unele cazuri, organizația care va lua în considerare ofertele va emite propriul șablon de ofertă standard. Acest lucru va asigura că primește ofertele într-un format consecvent și că ofertanților li se vor cere informațiile specifice de care organizația are nevoie pentru a evalua fiecare ofertă. Acest sistem poate fi problematic dacă șablonul funcționează corect numai atunci când este utilizat într-un anumit software de editare a documentelor, în special în cazul unei organizații publice care trebuie să facă procesul de licitație accesibil tuturor ofertanților. Astfel de șabloane trebuie, de asemenea, să permită o anumită flexibilitate pentru a trata ofertanții care trebuie să furnizeze informații care nu sunt acoperite de format.
În ciuda acestor probleme, o organizație care face o ofertă ar trebui să folosească aproape întotdeauna șablonul de ofertă furnizat. Nerespectarea acestui lucru poate însemna că o ofertă este respinsă automat, în special în cazurile în care există un număr mare de ofertanți. Studierea atentă și completarea șablonului de ofertă poate oferi, de asemenea, o perspectivă asupra a ceea ce caută organizația care evaluează ofertele, oferind astfel ofertantului o șansă mai bună de a-și adapta oferta.