Cu o mică cantitate de cercetare, supraveghetorii de la recepție vor găsi o serie de sfaturi diferite referitoare la modul în care își pot îndeplini în mod eficient sarcinile de serviciu. Cele mai multe sfaturi se referă la răspunsul la telefon, purtarea îmbrăcămintei adecvate, gestionarea timpului și spațiului de lucru și multe altele. Deoarece clienții interacționează în general cu recepția unei companii la intrarea în sediu, este esențial ca această zonă să fie bine supravegheată. Respectând sfaturile, supraveghetorii de la recepție se pot asigura că recepția angajatorului lor este organizată și funcționează într-o manieră prietenoasă și eficientă.
Un supervizor de la recepție ar trebui să dea exemplul, ceea ce include evitarea efectuarii de apeluri telefonice personale, cu excepția cazului în care este o urgență. Multe companii au stabilită o politică strictă privind apelurile telefonice personale și, dacă nu o fac, un supervizor de la recepție ar trebui să creeze una. În cadrul acestei politici, ar trebui să li se solicite ca oaspeților care au venit să li se solicite politicos să ia loc până când pot fi așteptați dacă personalul de la recepție este la telefon cu un furnizor sau un client. Un supervizor de la recepție va găsi, de asemenea, benefic ca personalul său să răspundă la telefon cu un zâmbet, deoarece oamenii de la celălalt capăt pot auzi zâmbetul în vocea lor, ceea ce ajută la îmbunătățirea relațiilor de afaceri. Cel mai bun mod pentru supraveghetorii de la recepție de a se asigura că personalul lor răspunde corect la telefon este de a-i educa și instrui temeinic.
Supraveghetorii recepției ar trebui să se asigure că personalul lor se îmbracă corespunzător. Cel mai potrivit tip de ținută este cea care imită cultura afacerii. Deoarece există multe tipuri diferite de industrii care includ companii cu recepție, fiecare industrie are de obicei un cod vestimentar care diferă de celelalte. De exemplu, un cabinet medical cere de obicei personalului să poarte scrubs, dar un birou de școală necesită, de obicei, ca personalul să poarte kaki și o cămașă cu nasturi.
Toți supraveghetorii de la recepție ar trebui să fie capabili să își gestioneze eficient timpul și spațiul de lucru, deoarece acest lucru ajută la optimizarea eficienței operaționale. Identificând pierderile zilnice de timp și cum să le evite, un supervizor poate crește extrem de mult nivelurile de productivitate a timpului de lucru. Supraveghetorul trebuie să fie capabil să păstreze zonele recepției organizate și ordonate, ceea ce ajută prin utilizarea instrumentelor legate de organizarea spațiului. Majoritatea supraveghetorilor de la recepție vor considera că este foarte util să organizeze toate fișierele clienților într-o manieră electronică. Acest lucru ajută la reducerea mizeriei de hârtie, care contribuie adesea la ca o recepție să arate foarte dezordonată.
Personalul de la recepție se confruntă în mod normal cu o cantitate mare de stres în fiecare zi. Supraveghetorii de la recepție beneficiază de a oferi personalului lor tehnici de ameliorare a stresului, mai ales atunci când se referă la tratarea cu clienți nepoliticoși. O linie de comunicare deschisă ar trebui lăsată întotdeauna între un supervizor de la recepție și personalul acestuia, deoarece acest lucru permite personalului să se evacueze atunci când apar situații stresante.