Termenul de achiziție de tipărire este folosit pentru a descrie procesul utilizat pentru gestionarea costurilor legate de imprimare și imprimare. Multe companii mari cheltuiesc o sumă semnificativă de bani și timp de personal pentru a aranja lucrări mari de imprimare sau pentru furnizarea de servicii de imprimare în cadrul organizației. Scopul achizițiilor tipărite este de a gestiona aceste costuri prin implementarea unei serii de concepte strategice de achiziții.
Conceptul principal în achizițiile strategice este că, prin planificare avansată și activități de achiziții consolidate, o organizație poate experimenta economii semnificative de costuri. Pe lângă reducerea efectivă a cheltuielilor, aceste procese pot duce la o operațiune mai eficientă a afacerii și, prin urmare, la creșterea profitabilității.
În majoritatea organizațiilor mari, fiecare departament trebuie să prezinte un buget anual al cheltuielilor sale pentru anul. În achizițiile de tipărire, informațiile legate de cheltuielile de tipărire sunt transmise departamentului de achiziții. Ofițerul de achiziții este responsabil pentru revizuirea informațiilor și pentru a determina dacă există oportunități de achiziții strategice.
Un exemplu folosit în mod obișnuit în achizițiile de imprimare este tipărirea broșurilor. Multe companii permit departamentelor să-și găsească propria imprimantă, să negocieze un preț în funcție de volumul lor și să selecteze tipul de broșură pe care o doresc. În achizițiile tipărite, contractele sunt negociate și semnate cu o listă scurtă de furnizori, în funcție de volumul de activitate bugetat pe an. Toate departamentele beneficiază de un preț mai mic pe pagină, precum și de economisirea timpului personalului care localizează mai mulți furnizori și solicită oferte.
Acest tip de achiziție strategică funcționează cel mai bine într-o organizație angajată în reducerea costurilor. Problemele legate de datele de livrare, de a decide dacă participarea este obligatorie sau voluntară și problemele legate de serviciul clienți trebuie rezolvate intern. Discutați cu utilizatorii de afaceri pentru a determina cerințele lor exacte și pentru a găsi elemente comune acolo unde este posibil.
Cumpărarea de grup este procesul de combinare a cerințelor totale de resurse pentru diferite departamente și de creare a unei singure comenzi de achiziție sau contract. Departamentele pot fi amplasate fizic în clădiri diferite, cu cerințele de produs, atâta timp cât toate aceste produse sunt incluse în contractul inițial. Această practică este din ce în ce mai frecventă în firmele guvernamentale și din sectorul public, unde același tip de articol poate fi achiziționat pentru diferite instituții sau departamente.
Cheltuielile generale administrative reprezintă costul pentru organizație pentru întregul ciclu de achiziție până la plata. Acestea includ salariile și costurile de asistență pentru personalul de achiziții, procesarea facturilor, producția de verificări și rezolvarea întrebărilor furnizorilor. Organizațiile care combină cantitatea totală necesară pentru o anumită perioadă de timp pot obține prețuri mai mici, pe baza unui anumit nivel de comandă. Prețurile în bloc și negocierea sunt foarte importante atunci când finalizați proiectele de achiziții de tipărire. Negocierile privind prețurile și serviciile sunt de obicei finalizate de directorul de achiziții sau de agentul de cumpărare senior.