Relația dintre vânzări și gestionarea stocurilor este importantă, deoarece un proprietar de afaceri poate ști doar ce stoc are dacă știe ce a cumpărat și ce a vândut. Înregistrarea corectă a vânzărilor îi permite proprietarului afacerii să știe când se epuizează un articol din inventarul său, dacă ar trebui să reaprovizioneze articolul și, dacă da, cât de mult să cumpere. Evidența corectă de fiecare dată când se face o vânzare poate ușura acest proces. De asemenea, îl poate ajuta pe proprietarul afacerii să țină evidența profitabilității sale și să ia decizii cu privire la viitorul afacerii.
Gestionarea stocurilor back-end implică contabilizarea achizițiilor de materii prime care vor fi în cele din urmă transformate în bunuri de vânzare și articole achiziționate pentru revânzarea imediată. Materiile prime sunt transferate într-un cont intermediar de lucru în curs în timp ce sunt utilizate pentru fabricație. Apoi, articolele sunt transferate în categoria de produse finite și vândute. Articolele prefabricate sunt plasate imediat în contul de inventar corespunzător după ce au fost primite și înregistrate. De aici, vânzările și gestionarea stocurilor sunt gestionate simultan, pe măsură ce veniturile sunt înregistrate și articolul este scos din produsele finite.
Când un asociat de vânzări înregistrează o tranzacție, soldurile stocurilor sunt din nou ajustate. Singurele alte circumstanțe în care un produs este scos din inventar la punctul de vânzare sunt deteriorarea sau furtul. Pentru a aloca corect veniturile și pierderile, legătura dintre vânzări și gestionarea stocurilor trebuie să fie puternică, iar asociații trebuie să respecte orice cerințe de stocare referitoare la vânzări, daune și furt.
Există o singură șansă pentru o companie – în special una mare, cu multe articole de vânzare – să înregistreze tranzacțiile la punctul de vânzare (POS) și să ajusteze nivelurile de stoc. Nu se poate aștepta ca asociații să-și amintească fiecare tranzacție, așa că un sistem de încredere este esențial. Majoritatea sistemelor POS sunt integrate cu un sistem de urmărire a stocurilor, iar codurile de bare asigură că fiecare produs este contabilizat corespunzător. Atâta timp cât fiecare articol este scanat sau înregistrat corespunzător, nivelurile de inventar vor fi menținute cu exactitate. Articolele deteriorate trebuie eliminate manual din inventar, la fel ca și articolele pierdute prin furt cunoscut.
Deși există și alte modalități de ajustare a stocurilor după vânzare, cea mai bună metodă este de a crea o procedură POS ușor de urmat și de a stimula o înțelegere puternică între asociații de vânzări și asociații de gestionare a stocurilor. În timp ce o separare a sarcinilor este importantă pentru menținerea unui sistem de verificare și echilibrare, fiecare departament trebuie să înțeleagă toate procedurile aferente la un nivel de bază, dacă nu mai înalt. Atât departamentele de vânzări, cât și cele de gestionare a stocurilor trebuie să lucreze împreună pentru a se asigura că articolele sunt contabilizate corect. Cifrele de vânzări și nivelurile de stoc incorecte pot duce la declarații de câștig umflate și pot afecta în cele din urmă sănătatea și longevitatea companiei.