Gestionarea stocurilor de piese este o cerință pentru companiile care vând sau produc materiale pe care persoanele sau companiile le folosesc pentru a repara alte articole. Atelierele de reparații de calculatoare, magazinele de automobile sau locațiile de reparații, magazinele de echipamente de producție și multe alte afaceri au nevoie de gestionarea stocurilor de piese. Cele mai bune sfaturi pentru acest proces sunt să creați recipiente și locații pentru toate piesele, să separați părțile după tip, să implementați numărătoarea de cicluri, să utilizați tehnologia de afaceri pentru urmărirea pieselor și să instituiți controale interne.
Majoritatea companiilor au nevoie de spații mari pentru depozitarea și gestionarea stocurilor de piese. În plus, piesele mici ar trebui păstrate în coșuri sau în alte tipuri de depozitare pentru a se asigura că nu cad între rafturile de depozitare sau se pierd. Instalarea rafturilor înalte care să permită utilizarea coșurilor este esențială în gestionarea stocurilor de piese. De asemenea, companiile au nevoie de un sistem care să folosească numere sau litere pentru a plasa cu precizie și mai târziu a localiza piesele individuale. Utilizarea acestei configurații permite companiilor să separe inventarul de piese după tip. De exemplu, un magazin de piese auto poate plasa toate pompele de apă într-o anumită secțiune de rafturi. Acest lucru permite identificarea rapidă a pieselor și poate fi mai ușor pentru lucrători să-și amintească unde merg piesele individuale atunci când reaprovizionează stocul.
Numărările de cicluri reprezintă o altă parte importantă a gestionării stocurilor de piese. Majoritatea companiilor trebuie să își numere inventarul periodic în scopuri fiscale federale. În timp ce unele companii pot folosi o contorizare anuală a stocurilor, altele pot dori contorizarea ciclului. Numărările ciclului solicită angajaților să revizuiască o anumită secțiune a containerelor de stocare ale companiei și să numere toate piesele în funcție de citirile computerului. Acest lucru permite companiei să gestioneze inventarul de piese și să se asigure că are numere exacte atunci când comandă un inventar nou. Acest proces de numărare va permite de obicei unei companii să-și numere inventarul de mai multe ori pe an, satisfăcând cerințele anuale de numărare a stocurilor.
Tehnologia de afaceri este un avantaj pentru companiile care trebuie să-și revizuiască gestionarea stocurilor de piese. Companiile pot institui un cod de bare electronic pe inventar care le permite companiilor să urmărească inventarul electronic. Folosind scanere portabile, compania poate instrui angajații să scaneze inventarul pentru o numărare regulată a stocurilor sau ori de câte ori angajații vând sau mută articolele. Programele de calculator permit păstrarea mai ușoară a evidențelor și alte activități de gestionare a pieselor departe de locațiile companiei de piese.
Controalele interne ajută la prevenirea utilizării greșite a stocurilor de către angajați. Permiterea unui angajat să comande stocuri, necesitatea autorizației managementului pentru comenzile și mișcările de stocuri, blocarea în siguranță a stocurilor de mare valoare și reconcilierea constantă a stocurilor sunt procedurile standard de control intern. De asemenea, companiile pot institui controale interne doar angajând angajați de renume. Acest lucru implică efectuarea de verificări a antecedentelor angajaților și promovarea doar a persoanelor cu o evidență a comportamentului acceptabil.