SWOT înseamnă puncte forte, puncte slabe, oportunități și amenințări. Companiile folosesc analiza SWOT și instrumentele de analiză SWOT pentru a-și analiza situațiile. Câteva instrumente pot fi sondaje, întâlniri, observații și recenzii externe. Scopul analizei SWOT este de a defini cât de bine funcționează o companie în prezent și unde poate avea succes în viitor pe baza variabilelor din fiecare zonă. Instrumentele de analiză SWOT nu sunt aceleași pentru fiecare companie sau situație; proprietarii și directorii trebuie să caute factorii care sunt cei mai importanți în timpul fiecărei analize.
Sondajele pot fi necesare pentru a ajuta o companie să-și definească punctele forte și punctele slabe. Proprietarii și directorii, de exemplu, pot trimite un sondaj fiecărui manager operațional. Sondajul conține întrebări care permit fiecărui individ să răspundă sincer și să ofere o privire veridică asupra operațiunilor companiei. Instrumentele de analiză SWOT pot folosi, de asemenea, sondaje pentru a răspunde la întrebări legate de oportunități sau amenințări. A avea informații de la mai multe părți poate ajuta echipa de conducere executivă a unei companii să ia deciziile adecvate cu privire la activitățile alternative de afaceri.
Întâlnirile și focus grupurile reprezintă alte opțiuni pentru instrumentele de analiză SWOT. Un dezavantaj semnificativ al sondajelor poate fi lipsa de interacțiune între participanți și cei care revizuiesc răspunsurile. Întâlnirile și focus grupurile ajută la depășirea acestui dezavantaj, deoarece proprietarii și directorii pot pune întrebări și pot solicita feedback de la participanți. Interacțiunea față în față poate prezenta, de asemenea, mai multe informații despre modul în care o companie poate transforma punctele slabe în puncte forte în ceea ce privește analiza SWOT. Alte informații pot proveni și din aceste întâlniri, făcându-le valoroase.
Observațiile pot fi cele mai puternice dintre toate instrumentele de analiză SWOT. Proprietarii și directorii pot obține cunoștințe directe despre funcționarea internă a afacerii. Utilizarea observațiilor poate elimina toată subiectivitatea și pufurile din procesul de analiză SWOT al unei companii. De exemplu, managerii operaționali de nivel inferior pot încerca să minimizeze aspectele negative din departamentele lor. Totuși, acest lucru slăbește procesul general, deoarece informațiile slabe pot duce la decizii proaste din partea echipei de conducere.
Evaluările sau informațiile externe sunt adesea necesare pentru ca o companie să își finalizeze analiza SWOT. Consultanții sau alți profesioniști externi pot oferi informații importante și detaliate pentru analiza SWOT. Acești indivizi pot avea informații sau recomandări pentru o companie cu privire la factorii economici externi. De exemplu, uneori amenințările pot fi descoperite de informații externe. Cunoașterea modului în care un concurent poate modifica piața poate schimba analiza SWOT a unei companii.