Urmărirea inventarului este procesul de menținere a unui sistem care abordează nu numai adăugarea de articole la un inventar, ci și orice plăți din acel inventar existent. Urmărirea oferă, de asemenea, în mod normal, informații care fac posibilă completarea inventarului în timp util. Scopul oricărui efort de urmărire de succes este de a se asigura că inventarul este menținut la un nivel care ajută afacerea să își atingă obiectivele. Deoarece există multe tipuri diferite de inventare, strategiile utilizate ca parte a urmăririi inventarului vor varia de la o setare la alta.
Când vine vorba de urmărirea activității într-un inventar de bunuri finite, metodele de inventariere aplicate vor facilita contabilizarea oricăror bunuri care au fost produse recent și adăugate la inventarul total, precum și documentarea oricăror transporturi de bunuri către clienți care reduc totalul inventar. În mod tradițional, aceasta presupunea păstrarea înregistrărilor detaliate de producție care au fost aplicate unei liste de inventar în curs de funcționare, precum și scăderea mărfurilor extrase din inventar pentru a umple comenzile clienților. Astăzi, software-ul computerizat de inventar face posibilă conectarea directă cu sistemele de producție și comandă pentru a ajusta soldul stocurilor în timp real, un proces care ajută la reducerea marjei de eroare a soldului stocului.
Stocurile de materii prime sau stocurile de materiale sunt de asemenea menținute folosind diferite tipuri de metode de urmărire a stocurilor. Aici, accentul se pune pe primirea materialelor în inventar pe măsură ce ajung la fabrică, în timp ce se contabilizează orice materie primă care sunt emise către diferite departamente din cadrul fabricii atunci când și după cum este necesar. Multe strategii de menținere a inventarului necesită recomandarea materiilor prime atunci când acestea ating un anumit nivel minim. Denumită în unele cercuri ordonarea după utilizare, această metodă ajută la asigurarea faptului că materialele vitale pentru funcționarea instalației sunt întotdeauna la îndemână, materialele noi ajungând chiar înainte ca stocul existent să fie epuizat. Dacă este structurată corespunzător, comanda în funcție de utilizare ajută la prevenirea unui stoc mare care este supus taxelor suplimentare, dar evită și cheltuiala obligației de a opri temporar operațiunea din cauza lipsei de materiale.
Elementele esențiale ale planificării inventarului pot fi adaptate la aproape orice situație. Aceleași principii generale care guvernează eforturile de urmărire a stocurilor ale unei fabrici mari de producție pot fi, de asemenea, utilizate pentru a crea moduri eficiente de gestionare a stocurilor pentru un birou mic. Cele mai eficiente strategii de urmărire a stocurilor fac posibilă funcționarea cu un inventar relativ slab, care este completat la timp pentru a satisface nevoile afacerii, dar nu atât de mult în avans încât articolele să stea pe rafturi pentru perioade lungi de timp.