Inventarul este adesea o cheltuială mare pentru comercianții cu amănuntul, producătorii și alte firme cu operațiuni bazate pe stoc. Analiza inventarului permite echipei de management a unei companii să descopere defecte ale sistemului și să îmbunătățească operațiunile. Există diferite aspecte ale acestui proces. Proprietarii și directorii ar trebui să revizuiască sistemul de contabilitate a stocurilor, controalele interne și fluxul fizic al mărfurilor. Analiza inventarului poate necesita, de asemenea, un angajat pe termen lung care revizuiește constant procesul de inventar pentru a menține procedurile adecvate.
Două tipuri de sisteme de contabilitate a stocurilor sunt prezente în afaceri: perpetuu și periodic. O analiză a inventarului poate ajuta o companie să determine pe care să o folosească și dacă sistemul actual funcționează sau nu corect. Sistemul perpetuu realizează actualizări ale registrului general al companiei pentru fiecare vânzare, cumpărare sau ajustare a articolelor de inventar. Sistemul periodic actualizează contul de inventar doar la sfârșitul lunii. Un număr de inventar fizic este necesar pentru ambele sisteme, deși de mai puține ori pentru sistemul perpetuu.
În timpul analizei inventarului, o companie ar trebui să-și revizuiască procesul de producție pentru a determina ce sistem să folosească. Procesele cu un singur lot sau mărfurile individuale produse pe rând se încadrează adesea în sistemul perpetuu. Actualizările frecvente ale contului de inventar ajută la urmărirea datelor financiare. Companiile care produc seturi mari de bunuri omogene folosesc de obicei sistemul periodic. Actualizările mai puțin frecvente funcționează bine, deoarece tipurile de bunuri produse sunt de obicei aceleași.
Controalele interne sunt măsurile de protecție pe care o companie le pune în aplicare pentru protejarea stocurilor. Acestea includ comenzi de achiziție prenumerotate, locații fizice securizate pentru stocarea inventarului și sisteme de securitate sau camere pentru a urmări inventarul în companie. Angajarea angajaților încadrați și separarea sarcinilor de inventar între angajați sunt, de asemenea, controale interne. Analiza stocurilor identifică dacă controalele interne actuale funcționează corect și ce controale interne sunt necesare pentru a proteja în continuare stocul. Controalele interne sunt adesea diferite între companii, deoarece le folosesc pe cele specifice operațiunilor lor.
Fluxul fizic al stocurilor este un alt aspect al analizei stocurilor. Aceasta implică revizuirea operațiunilor de inventar de la început până la sfârșit. Practicile de comandă, primire, stocare și vânzare de inventar trebuie revizuite pentru a determina cât de bine funcționează. Acest proces funcționează bine și cu identificarea problemelor de control intern. Actualizările modului în care angajații finalizează fiecare sarcină din procesul de inventar pot ajuta o companie să securizeze acest activ.
Analiza stocurilor nu ar trebui să fie neapărat un proces rar într-o afacere. Companiile ar trebui să revizuiască și să actualizeze în mod activ procedurile de inventar deseori pentru a se asigura că nu există fraudă sau delapidare în practicile companiei. Stabilirea unui program specific pentru analiza inventarului asigură, de asemenea, îndeplinirea corectă a sarcinilor de către angajați.