Contabilitatea de gestionare a stocurilor este un proces intern de afaceri pe care companiile îl folosesc pentru a asigura un control adecvat al stocurilor. Acest proces face adesea parte din departamentul de contabilitate și implică utilizarea intensă a pachetului software de contabilitate automatizată al companiei. Reconciliările reprezintă o mare parte a contabilității de gestionare a stocurilor, deoarece contabilii vor trebui să revizuiască informațiile stocate în programul software pentru computer și să le compare cu inventarul real din depozitul companiei. Câteva opțiuni diferite sunt disponibile pentru companiile care trebuie să instituie un proces de contabilitate de gestiune pentru inventar.
Una dintre primele probleme pe care trebuie să le decidă o companie pentru procesul de contabilitate de gestiune a stocurilor este să opereze un sistem de inventariere perpetuu sau periodic. Un sistem perpetuu va actualiza conturile de inventar de fiecare dată când compania cumpără, vinde sau ajustează articole de inventar în programul software de contabilitate. Acest sistem asigură, de asemenea, că compania are o înregistrare exactă a stocurilor în termeni de dolari totali. Este necesară mai puțină reconciliere în timpul procesului de inventariere perpetuă, deoarece sistemul menține o evidență constantă a stocurilor.
Sistemele periodice de inventariere sunt mai puțin intense decât sistemele perpetue. Cu toate acestea, sistemul este mai puțin precis și necesită un inventar complet la fiecare câteva săptămâni sau luni. Contabilii vor trebui să creeze o înregistrare a inventarului din pachetul lor software și să o compare cu inventarul real. Ajustări majore sunt adesea necesare pentru a corecta diferențele majore dintre cele două cifre de stoc.
O altă parte importantă a contabilității de gestionare a stocurilor este selectarea unui sistem de evaluare a stocurilor. Metodele comune de evaluare a stocurilor contabile includ FIFO (primul intrat, primul ieșit), LIFO (ultimul intrat, primul ieșit) și media ponderată. Multe companii folosesc metoda FIFO, deoarece este simplă și are ca rezultat vândut mai întâi stocul mai vechi, reducând șansa de anulare a stocurilor învechite. Evaluarea inventarului LIFO vinde mai întâi inventarul mai nou; aceasta duce adesea la un cost mai ridicat al bunurilor vândute și un venit net mai mic. Prin urmare, LIFO va duce la o obligație fiscală mai mică pentru companie la sfârșitul anului.
Controalele interne sunt o altă parte a contabilității de gestionare a stocurilor. Aceste controale limitează numărul de angajați care pot accesa informațiile despre stoc sau pot completa ajustări sau alte activități contabile legate de stoc. De exemplu, controalele vor restricționa accesul la sistem, vor crea piste de audit, astfel încât managerii să poată vedea ce angajat a lucrat la proiecte de inventariere, blocând inventarul fizic în locații securizate și folosind audituri periodice pentru a oferi o opinie terță parte asupra procesului de inventariere al companiei. Alte controale pot fi necesare în funcție de procedurile de operare ale companiei și de industrie, cum ar fi producția sau vânzarea cu amănuntul.