Denumită în mod obișnuit RFP, cererea de propunere este un document utilizat de multe organizații pentru a primi oferte de servicii sau bunuri de la potențiali furnizori. Structura exactă pentru un RFP va varia de la o situație la alta. Aceasta înseamnă că formula pentru redactarea unui RFP va depinde în mare măsură de cultura entității care emite cererea și de ceea ce speră să învețe din răspunsuri. Iată câteva exemple de elemente care se regăsesc în multe cereri de propuneri, indiferent de industria sau organizația implicată.
Ca și în cazul multor eforturi de scriere de afaceri, o cerere adecvată de propunere va începe prin a preciza scopul documentului. Acest lucru poate fi rezumat de obicei în câteva propoziții și permite solicitanților sau părților invitate să depună o propunere oficială pentru a ști exact ce caută entitatea emitentă în ceea ce privește serviciile sau bunurile. Chiar și cele mai obișnuite formate pentru o cerere de propuneri vor include informații de această natură.
Pe lângă menționarea scopului sau motivului cererii de propunere, nu este neobișnuit ca unele informații generale despre entitate să fie incluse. Informațiile oferă de obicei detalii limitate cu privire la dimensiunea companiei, numărul de locații întreținute în prezent și orice plan imediat de extindere care ar putea afecta răspunsurile solicitanților. De obicei, detaliul nu este menit să fie cuprinzător. Cu toate acestea, de obicei, este suficient să se permită solicitanților să efectueze cercetări pe cont propriu pentru a-și extinde înțelegerea nevoilor părții care emite cererea de propunere.
În structură, o cerere de propunere poate fi foarte amplă sau foarte detaliată. Unele solicitări nu depășesc o pagină și includ doar linii directoare generale pentru depunere, cum ar fi câteva domenii specifice de abordat, cum să trimiteți propunerea finală și data la care toate propunerile sunt scadente. Alte cereri de propuneri oferă secțiuni specifice și un format care trebuie urmat fără greșeală.
Există avantaje pentru ambele abordări ale formatării cererii de propunere. Formatul larg asigură că informațiile necesare vor fi conținute în corpul răspunsului, dar permite entității să își facă o idee despre modul în care se prezintă fiecare solicitant atunci când i se permite o mare marjă de manevră în răspuns. În schimb, un format foarte structurat îi spune solicitantului exact cum să organizeze datele într-un mod care va avea cu siguranță sens pentru entitatea emitentă. În același timp, structura cuprinzătoare face posibilă compararea literală a răspunsurilor de la mai mulți respondenți unul lângă altul, coborând lista de secțiuni una câte una.
În funcție de tipul de serviciu sau de bunuri implicate, cererea de propunere poate conține exemple de scenarii care ilustrează ce are nevoie de la un furnizor de la inițiatorul cererii atât în situații de rutină, cât și în situații de urgență. De exemplu, dacă RFP este pentru servicii de teleconferință, inițiatorul poate dori să știe dacă vânzătorul poate garanta disponibilitatea unui anumit număr de porturi sau linii chiar și în perioadele de vârf. Vânzătorul poate aborda, de asemenea, probleme specifice, cum ar fi implementarea unei rețele de asistență pentru utilizare în cazul unei urgențe la nivel de companie sau dacă vânzătorul se poate ocupa de programarea și executarea apelurilor conferință fără preaviz sau deloc.
Companiile sau alte organizații care trebuie să emită o cerere de propuneri, dar nu sunt sigure cum să structureze documentul în mod optim, pot începe adesea procesul utilizând una dintre numeroasele opțiuni gratuite de șablon RFP găsite online. Aceste șabloane pot fi modificate după cum este necesar. În unele cazuri, șabloanele vor veni cu cel puțin un exemplu de cerere de propunere, care va servi drept ghid pentru persoana sau echipa însărcinată cu responsabilitatea pregătirii cererii de propuneri.