Cineva care este implicat în achiziționarea de materiale este responsabil pentru cumpărarea de bunuri noi sau de materialele necesare pentru a face acele bunuri. Acest lucru poate implica multe tipuri de lucruri, inclusiv produse alimentare, software, curriculum și articole de îmbrăcăminte. Orice organizație de afaceri care utilizează, creează sau vinde produse va avea în general un departament de achiziții materiale.
Adesea, un manager de achiziții de materiale va fi responsabil de această divizie, deși poate fi nevoie de mai multe persoane diferite. Această persoană se va întâlni cu potențiali furnizori de bunuri și va lua în considerare orice număr de lucruri atunci când ia o decizie de cumpărare. Bunurile pe care o companie le achiziționează și apoi le revinde consumatorilor pot face toată diferența între succesul sau eșecul pe piață.
Atunci când ia în considerare un produs nou, personalul de achiziții materiale va cântări mai multe lucruri în minte. În primul rând este utilizarea articolului și nevoia pe care această funcție o îndeplinește pentru consumatori. Dacă există deja produse similare vândute pe piață, ei vor compara și bunurile potențiale cu acestea pentru a-și face o idee despre cum se vând aceste articole.
Un alt factor important în procedurile de achiziție materială este negocierea unui preț. Comercianții cu amănuntul, în special, se tocmesc adesea pentru a obține mărfurile la cel mai mic preț, astfel încât să poată crește apoi prețurile și să revinde bunuri consumatorilor. Managerul sau cumpărătorul departamentului de achiziții poate fi responsabil pentru discutarea problemelor legate de preț cu vânzătorii.
Există și companii al căror obiectiv principal este să cumpere noi bunuri și servicii pentru alte afaceri. Aceasta este și o formă de achiziție de materiale. Acești oameni află nevoile unei afaceri, găsesc produse care le satisfac și ajută la negocierea prețurilor între vânzător și cumpărător. Apoi se percepe o taxă de la angajat.
Materialele biologice sau organice pot fi, de asemenea, parte a acestui proces. Metalele, lemnul și alte articole naturale sunt folosite ca materiale de construcție pentru o mare varietate de produse de pe piață. Achiziționarea materialelor implică găsirea, colectarea și livrarea acestor bunuri către producători sau constructori care le vor folosi pentru a face mărfuri comercializabile.
În unele cazuri, procurarea materialelor nu implică nicio negociere în ceea ce privește prețul. De exemplu, agențiile guvernamentale vor declara o nevoie și diverse companii vor face oferte pentru a obține contul. Compania care oferă cel mai mic preț, respectând totuși toate restricțiile de cotă și de timp, primește postul. Acest proces implică adesea cumpărarea de cantități mari de articole, cum ar fi consumabile medicale.